Reporting et Analyses : Les missions « augmentées » du service paie

Des étapes de contrôle incontournables à la production d’indicateurs à haute valeur ajoutée, les gestionnaires de paie jouent un rôle-clé aux multiples facettes, qui contribuent plus ou moins directement à la qualité de l’expérience collaborateur.

Les premiers niveaux de reporting sur la masse salariale

Contrôle et conformité sont les deux priorités du service paie lors du cycle de production des bulletins de salaire et des déclarations sociales associées. Chaque phase du travail des gestionnaires nécessite de la vigilance et des outils ad hoc pour :

• Collecter les données liées à l’activité de chaque salarié (absences, planning, …) ;

• Calculer la rémunération, les cotisations et contributions, ainsi que le prélèvement à la source ;

• Produire les différentes déclarations obligatoires, comme la DUE ou la DSN.

Ces niveaux d’intervention impliquent de contrôler l’ensemble des données et de vérifier leur cohérence. Ils sont donc le premier levier de satisfaction des collaborateurs, qui attendent de toucher une paie juste en temps et en heure. Mais ils offrent aussi la possibilité d’un premier niveau de reporting, notamment sur les grandes évolutions de la masse salariale. Si des rapports de ce type n’intéressent pas toujours les comités de direction, ils sont pourtant des briques utiles aux stratégies RH. Des informations de base, comme les effectifs des équipes par service, peuvent être utilisées pour améliorer la performance financière lorsqu’elles sont combinées aux coûts de la main-d’œuvre, aux arrêts maladies et à l’absentéisme.

Une deuxième strate avec des reportings qualitatifs

Avant de se lancer dans des analyses poussées, les données recueillies peuvent offrir des éléments précieux de comparaison. Ces mises en perspective peuvent prendre plusieurs formes :

• Par période de temps, par exemple mars 2021 avec mars 2020 ;

• Par ciblage de populations données, comme les différentes strates de la pyramide des âges ou les départements ou filiales de l’entreprise ;

• Par niveau d’expérience ou de séniorité…

Ce vaste réservoir d’informations peut permettre à la DRH ou au comité de direction de constater les grandes tendances en termes de rémunération, et d’éventuels écarts à corriger – de disparités salariales avec les concurrents, ou entre populations dans l’entreprise. Prenons le cas des écarts de rémunération entre femmes et hommes, qui comptent dans l’image employeur et donc son attractivité : le reporting du service paie va être utile pour mieux les identifier et les corriger.
Plus largement, ces rapports qualitatifs permettent aux décideurs internes d’approfondir leur compréhension de l’organisation, et ainsi de faire des choix stratégiques éclairés. Des choix qui vont bénéficier aux collaborateurs et à une meilleure prise en compte de leur situation.

L’analyse fine, au service d’une meilleure cohérence de la stratégie RH

Les gestionnaires de paie peuvent se positionner en véritables « RH partners » en mettant en place des analyses poussées et multifactorielles. C’est aussi sur ce volet que le recours à une solution technologique de dernière génération, ou aux « managed services » d’un prestataire, se révèle très précieux.

Le temps dégagé par la délégation de tâches administratives, chronophages et répétitives, peut être dévolu à des analyses croisant les éléments de la paie avec différents sujets RH – la qualité de vie au travail, l’engagement et la fidélisation, la diminution du turn-over… Un focus sur les arrêts de travail et l’absentéisme permet par exemple de repérer les services ou les populations les plus concernés. Les managers opérationnels ont ainsi des éléments concrets à leur disposition pour échanger sur cette problématique et identifier plus facilement des axes d’amélioration.
Cette approche permet d’aborder une multitude de sujets, dont voici quelques illustrations :

• Quel est l’impact d’une prime sur le climat social et le niveau de satisfaction des collaborateurs ?

• Quels éléments de la paie contribuent le plus à la fidélisation ?

• Quelles saisonnalités privilégier pour les variations de paie ?

• Pourquoi une grande partie des congés reste non soldée à un temps donné, et comment mieux les lisser ?

• Quelle est l’incidence des heures supplémentaires sur les besoins de recrutement ou l’organisation du travail ?

• En termes d’avantages, les salariés préfèrent-ils une prime « vélo » ou la prise en charge du titre de transport ?

Ces analyses, qui peuvent être encore plus poussées – par poste, ou tranche d’âge –, peuvent déclencher des actions correctives menées par les opérationnels. Elles offrent aussi au service paie l’opportunité d’améliorer ses propres missions. Par exemple, les gestionnaires constatent une montée de l’absentéisme dans les semaines suivant le versement d’une prime : l’information associée a-t-elle été suffisante ? Des erreurs de communication ont-elles provoqué une déception chez les salariés ?

Du reporting « de base » aux analyses approfondies, le service paie joue donc un rôle clé pour accompagner les décisions des opérationnels et soutenir les orientations de la stratégie RH. Par ailleurs il contribue pleinement à l’expérience RH des collaborateurs, en contribuant à réorienter la masse salariale vers une répartition de dépenses correspondant aux attentes et besoins des collaborateurs.