Pourquoi – et comment – automatiser la gestion de la paie ?

Pourquoi – et comment – automatiser la gestion de la paie ?

Complexification du processus, qualité, conformité et confidentialité des données… Les entreprises peuvent-elles encore se passer d’une solution digitale ? Pour gagner en performance organisationnelle et contribuer à la satisfaction des salariés, elles ont tout intérêt à initier une démarche d’automatisation de la paie.

Pour 70 % des responsables ressources humaines, l’automatisation des processus RH est aujourd’hui un enjeu majeur, comme le révèle une récente étude menée par la société d’études Markess by exaegis. Ce large consensus s’explique notamment par la grande disparité entre ces processus, aussi bien en termes de niveaux d’automatisation que de fonctionnalités. On est donc loin d’un alignement, avec d’un côté les processus de gestion du capital humain, encore peu digitalisés, et de l’autre les segments de la paie et de la gestion administrative, plus matures sur la dématérialisation mais sans bénéficier systématiquement des avancées technologiques.
Trois éléments majeurs incitent aujourd’hui à opter pour les dernières solutions digitales :

• La complexification croissante du processus
• Le renforcement de la confidentialité des données
• Le besoin de prendre des décisions stratégiques éclairées

De multiples étapes, et autant de sources d’erreur potentielles

Du recueil des données à leur vérification, des ajustements en cours de mois au transfert des informations aux organismes sociaux, la gestion de la paie peut rapidement se transformer en parcours semé d’embûches. L’exactitude des calculs des salaires doit être totale, quels que soient le pays et la devise, et conformes aux obligations légales et RH locales. L’archivage légal et le stockage efficace des données sont autant de points de vigilance.
Par ailleurs la propriété des données et la protection de la vie privée sont devenues des sujets importants avec la mise en place du RGPD (règlement général sur la protection des données). De la gestion des documents à la saisie, la conformité et la sécurité des données ne sont pas une option mais bel et bien une obligation légale.

Un enjeu de performance stratégique

Si une organisation fonctionne avec un système de RH et de paie disparate, la direction générale va manquer de données fiables pour prendre les meilleures décisions opérationnelles, voire stratégiques – par exemple, pour définir un ensemble optimal d’avantages sociaux.
Grâce à des informations claires et exactes, et à des renseignements tirés de l’analyse des données, les organisations peuvent être en mesure de faire des choix éclairés en termes de business : par exemple pour définir leurs besoins de recrutement en fonction du budget prévisionnel d’augmentation de la masse salariale, ou décider d’augmentations individuelles ou collectives. Autant de sujets qui relèvent de l’attractivité des entreprises, de leur marque employeur ou des politiques de fidélisation. Les KPIs, analyses et indicateurs liés à la paie permettent ainsi d’en faire un réel levier de performance organisationnelle.

Comment passer de l’ambition digitale à sa concrétisation

Dans le contexte de turbulences et d’incertitudes économiques et sociales qui touchent les entreprises, l’enjeu d’une meilleure gestion des processus RH nécessite plus que jamais de s’outiller. Oui, mais comment ? La priorité consiste à se poser plusieurs questions relatives à ses propres spécificités, notamment pour opter entre une solution « maison » ou le recours à des experts du domaine :

Quels sont réellement mes besoins ?

Il s’agit d’examiner la situation au prisme de la taille d’entreprise, de la plus ou moins grande homogénéité des profils de postes et des rémunérations, ou encore de la diversité des éléments à prendre en compte dans l’établissement du bulletin de salaire – fixe et variable, primes, etc. Plus il y a de variabilité, plus une solution digitale externe se révèle pertinente.

Quelles sont les ressources dont je dispose ?

Outre la dimension budgétaire, importante bien sûr, chaque entreprise doit examiner les compétences internes dont elle dispose pour mettre sur pied la solution digitale, gérer l’accompagnement des usagers finaux, et s’assurer de disposer des bons outils de contrôle.
Le recours à une solution externe adaptée à ses besoins présente plusieurs avantages : le respect garanti de la conformité ; l’interopérabilité avec les autres volets de SIRH ; et un accompagnement sur-mesure pour affiner la réponse aux besoins exprimés. Lorsqu’elles choisissent une solution technologique RH, les entreprises ont tout intérêt à privilégier une offre qui apporte une valeur ajoutée aux collaborateurs et libère du temps au service RH.

Si l’automatisation du processus de paie est aujourd’hui un enjeu de performance organisationnelle, c’est aussi un levier de satisfaction des salariés. L’enquête Markess, citée plus haut, révèle d’ailleurs que les professionnels RH l’ont bien compris. Pour eux, se doter de solutions digitales permet de développer, voire d’optimiser l’expérience collaborateur – considérée comme importante, voire capitale, par 52 % des décideurs RH consultés.