Solutions paie, SIRH : 3 critères majeurs pour bien choisir votre cabinet d’aide au choix

Les prestataires ne manquant pas sur le marché des solutions de paie et des SIRH, il apparaît souvent difficile à un DRH de faire le meilleur choix au regard de sa problématique. Faire appel à un cabinet d’aide au choix peut s’avérer une excellente option. Pour le sélectionner, il est d’abord nécessaire de bien identifier ses attentes en tant que client. Cette étape franchie, quels sont les critères prioritaires pour être sûr d’avoir affaire à un cabinet d’aide au choix réellement efficace et indépendant ?

Bien déterminer vos attentes, un préalable incontournable 

Une entreprise qui fait appel à un cabinet d’aide au choix attend qu’il l’aide à choisir la meilleure solution en fonction de sa problématique, de son contexte, de sa culture et de son historique.

Evidemment, la mission du cabinet d’aide doit couvrir l’établissement d’un cahier des charges, la détermination des besoins technico-fonctionnels et l’accompagnement à la sélection des prestataires potentiels jusqu’au choix final du partenaire idéal. Mais cela ne suffit pas. Elle devrait, en fait, couvrir un scope beaucoup plus large. Si vous souhaitez que votre cabinet soit un vrai partenaire au cours de la sélection, vous devrez également lui demander de vous accompagner sur les aspects contractuels et financiers :

• Aspect contractuel
  Votre cabinet doit vous alerter sur les clauses importantes figurant dans un contrat de services : les obligations de Prestataire, les engagement en terme de qualité de service (SLA)ou encore les RACI, qui déterminent de façon très fine la répartition des tâches et des responsabilités de chacun dans la phase de projet et en terme de service.
   
• Aspect financier
  Le rôle de votre cabinet est aussi de garantir l’optimisation de votre budget : sa bonne maîtrise financière lui permettra de vous orienter sur un prestataire doté d’une offre raisonnable au regard du marché, et à même de vous apporter un ROI satisfaisant.
   

Critère 1 : une qualité d’expertise prouvée

Pour vous assurer de la qualité de l’expertise que vous achetez, vous pouvez vous appuyer sur les éléments suivants :

• Une approche « consulting » et pas uniquement opérationnelle
  Si des compétences opérationnelles pointues sont indispensables, elles n’apportent pas forcément le recul nécessaire pour vous proposer une vision globale et de long terme. Au-delà de l’expertise en Paie, GTA ou Talent Management, il est important d’avoir en gouvernance une personne capable d’analyser vos enjeux dans toutes leurs dimensions.
  Un bon cabinet d’aide au choix doit aussi savoir challenger la vision du client, celle-ci n’étant souvent basée que sur sa situation actuelle et ne prenant pas assez en compte les contraintes et bénéfices des offres du marché (modèles de service, limites de configuration, workflows…).
   
• CV et références des consultants
  Les compétences clés des consultants mis à votre disposition sont primordiales. Un bon cabinet d’aide au choix doit être en mesure de vous présenter leurs CV, leurs expertises spécifiques et leurs références dans les domaines concernés. Une expertise réelle sur un système de paie suppose des compétences multiples : à titre d’exemple, un consultant paie ne dispose pas forcément d’une maîtrise totale des problématiques et contrainte de la GTA (gestion des temps et activités).
   
• Organisation par pôles d’expertise
  Ce point est lié au précédent : l’organisation d’un cabinet d’aide au choix par pôles d’expertises est un gage de sa maîtrise des différents pans du SIRH. Privilégiez ce type d’organisation plutôt qu’un ensemble de consultants « généralistes », car un système de paie s’inscrit dans un SIRH complet. 
   

Critère 2 : une connaissance très fine du marché

Cette capacité à prendre du recul, votre cabinet d’aide au choix ne peut l’avoir que s’il possède une connaissance très fine du marché et de sa réalité. Ce point est essentiel pour projeter votre entreprise dans l’avenir, en anticipant l’évolution de ses problématiques.

Assurez-vous auprès des cabinets que vous sollicitez qu’ils rencontrent régulièrement l’ensemble des prestataires du marché. C’est le seul moyen d’être certain que votre cabinet d’aide au choix est à la pointe des dernières innovations, tendances et évolutions en matière de solutions.

Cela vous garantit aussi que votre cabinet ne choisira pas la facilité en vous présentant trois leaders du marché, et ce quelle que soit votre problématique. Bien connaître tous les acteurs, y compris les acteurs de niche et les start-ups innovantes, est un atout pour bénéficier de la solution qui sera pour vous la plus performante, la plus adaptée à votre secteur d’activité, ou tout simplement celle apportant le meilleur ROI.
 

Critère 3 : l’indépendance de votre cabinet d’aide au choix

Pour aborder ce point, rappelons qu’un projet de choix et de mise en place d’une solution recouvre plusieurs étapes :

• l’étude de trajectoire, ou feuille de route, qui s’effectue en amont ;
• l’aide au choix proprement dite, qui comprend l’établissement du cahier des charges, le passage d’un appel d’offres, la sélection des prestataires, etc. ;
• l’AMOA (assistance à maîtrise d’ouvrage) ;
• l’AMOE (assistance à maîtrise d’œuvre).

Sur le terrain, la plupart des cabinets d’aide au choix assurent également l’AMOA. Cela fait partie, en quelque sorte, de leur modèle économique.

Il n’en est pas de même pour l’AMOE, et il vous faut être vigilant vis-à-vis des prestataires ayant aussi une activité dans ce domaine. Un cabinet d’aide au choix qui est aussi spécialisé dans l’intégration de solutions peut-il être réellement indépendant ? La question est légitime, certains acteurs pouvant se trouver juge et partie s’ils ont tendance à privilégier une solution sur laquelle ils possèdent une bonne pratique de l’AMOE.

La meilleure option pour garantir l’indépendance de votre cabinet est sans doute de ne pas travailler avec un cabinet qui, par ailleurs, s’est spécialisé dans l’intégration d’une ou deux solutions spécifiques. Observons néanmoins qu’un cabinet d’aide au choix qui fait de l’AMOE sur l’ensemble des solutions du marché sera indépendant dans ses recommandations, et encore plus à même de vous assister dans l’évaluation des offres que vous recevrez.

Nous avons abordé trois critères essentiels pour sélectionner le bon cabinet d’aide au choix, mais il en existe évidemment d’autres. Sur le plan budgétaire, les tarifs de votre cabinet doivent être en adéquation avec ceux du marché. Par ailleurs, la disponibilité des compétences nécessaires doit vous être garantie pour prévenir tout décalage de votre projet. Disposer d’engagements contractuels sur le déroulé de la mission et le calendrier est ainsi un point majeur.