Managed services : DRH, qu’avez-vous à gagner à l’externalisation de la paie ?

Passer en managed services dans le domaine de la paie, c’est déléguer à un prestataire la gestion de sa paie et de ses déclaratifs. En d’autres termes, il s’agit de remplacer le service paie interne par un prestataire externe spécialisé. Quels atouts concrets une DRH peut-elle retirer de cette démarche ? Et quelle est l’incidence de ce choix sur l’expérience RH des collaborateurs ?

La paie en temps et en heure, quoi qu’il arrive

Le service paie d’une entreprise n’est jamais à l’abri d’imprévus, comme l’absence d’un collaborateur difficile ou impossible à remplacer immédiatement. Un service paie interne, surtout s’il compte peu de collaborateurs, peut se trouver complètement désorganisé en cas d’absence d’un gestionnaire de paie. Ce n’est pas le cas chez un spécialiste, qui s’appuie pour faire face à l’imprévu sur son expertise, une organisation ad hoc et des processus éprouvés.

La pandémie de Covid-19 représente un exemple extrême, mais qui a apporté la preuve de l’aptitude des prestataires de paie à assurer la paie des entreprises dans un contexte d’arrêts généralisé (activité partielle, maladie ou quarantaine) et de mesures légales à intégrer très rapidement (comme la dérogation à la durée maximale du travail dans certains secteurs). En résumé, un prestataire bien structuré et bien organisé vous donne la garantie contractuelle de voir votre paie produite, les virements bancaires effectués et les déclaratifs réalisés. Tous les enjeux humains et financiers liés à la paie sont mis sous contrôle, et la continuité du service RH assurée.

Un accroissement de la performance opérationnelle

Plus qu’une connaissance approfondie du métier, un prestataire de paie apporte une expertise couvrant tous les aspects de la paie et des RH . C’est la force de la spécialisation. Confronté au quotidien à des problématiques très diverses, il identifie plus facilement et plus rapidement les sources d’erreurs possibles.
Doté d’un service juridique expert des thématiques sociales, il est informé en amont des changements légaux et réglementaires pouvant survenir. Il peut ainsi anticiper les adaptations nécessaires et éviter d’avoir à intégrer certaines modifications légales dans l’urgence.
 

Une garantie de conformité légale et conventionnelle

Suivre les quelques 200 évolutions légales et jurisprudentielles qui impactent chaque année en France le bulletin de paie devient soit impossible, soit très risqué pour les entreprises. Assurer cette veille légale et réglementaire, l’interprétation correcte des textes et l’application des nouveaux calculs représente un investissement conséquent en temps et en ressources. Sous-traiter la paie à un spécialiste permet de se libérer de ces contraintes et de bénéficier :

• d’une expertise juridique sans faille pour éviter les contentieux avec les collaborateurs ou l’administration,
• d’une actualisation en temps réel des évolutions légales et conventionnelles.

Opter pour une paie en managed services, c’est connaitre la sérénité qu’apporte la certitude d’être en conformité avec la loi !

Une prestation adaptée au fonctionnement de l’entreprise

Au sens large, un service de paie prend en charge :

• la gestion administrative : embauche, mise à jour des données, production des contrats et avenants, sortie et production des documents associés,
• la production de la paie avec prise en compte des évènements et absences et le contrôle de conformité des paies,
• l’ensemble des déclaratifs post paie.

Toutes ces actions sont soumises à un planning très strict qui ne laisse place à aucun retard.

Externaliser sa paie ne signifie pas être dépossédé de ses données et de ses processus.
Si pour garantir la conformité et les délais le prestataire assure la production des bulletins et déclaratifs associés, l’entreprise pourra choisir de garder à sa main certaines actions, comme l’embauche d’un salarié et la production de son contrat de travail. Déployer un self-service collaborateurs par lequel ces derniers pourront mettre à jour leurs données personnelles...

En plus des états post paie obligatoires transmis par le prestataire, l’entreprise pourra demander des états d’analyse spécifiques à son activité ou choisir d’avoir un accès au requêteur pour les produire lui-même en fonction de ses besoins.

Au-delà de l’intégration des spécificités sectorielles de l’entreprise, un bon prestataire de paie sait être suffisamment souple et créatif pour s’adapter au fonctionnement de votre organisation.
 

Quelle incidence sur l’expérience RH des collaborateurs ?

• Le socle de la confiance
  Une paie juste délivrée en temps et en heure ne génère pas, en tant que telle, de satisfaction chez le collaborateur. En revanche, elle est une source redoutable d’insatisfaction et de conflit si elle n’est pas correctement assurée. Des retards dans sa remise ou dans le paiement, une maîtrise imparfaite des outils de calcul ou d’un élément réglementaire peuvent nuire gravement à la crédibilité du service RH et à l’image de l’employeur.

  En confiant la paie à un spécialiste, vous installez et verrouillez le socle de la confiance de vos collaborateurs avec leur employeur. L’externalisation garantit la robustesse de vos fondamentaux RH.
   

• Un gain de temps pour vous recentrer sur votre cœur de métier
  Gérer la paie n’implique pas seulement des enjeux financiers et sociaux forts : c’est aussi une activité critique, complexe et chronophage.

  Déchargée des contraintes de cette activité, la DRH dispose de davantage de temps pour se concentrer sur son cœur de métier : la stratégie RH, via notamment l’analyse des données et des indicateurs sociaux, mais aussi une écoute plus active des salariés. En répondant mieux à leurs demandes, en travaillant davantage les relations RH proactives, en organisant des échanges de qualité pour un suivi individualisé des parcours, vous améliorez de façon tangible l’expérience RH de vos collaborateurs.

  Cette expérience RH, rappelons-le, est l’incarnation de la promesse véhiculée par votre marque employeur. Elle lui apporte sa crédibilité et prouve la réalité des valeurs que vous mettez en avant en externe (dans vos campagnes de recrutement) et en interne. Elle permet à votre culture d’entreprise de ne pas être perçue comme une idée abstraite, mais comme un ensemble de pratiques et de valeurs ayant vraiment cours dans votre organisation.
   

Externaliser la paie permet au DRH de garantir la performance d’une activité RH incontournable. Dès lors, il peut se positionner dans un rôle de développement des collaborateurs au service d’une amélioration continue des performances individuelles et collectives. En passant au managed services, il se donne le temps et les moyens de développer une expérience RH des collaborateurs de qualité, ce qui permet d’emmener les équipes vers plus d’engagement, de cohésion et de crédibiliser la marque employeur. Ce choix pragmatique lui permettra aussi d’adapter la fonction RH aux grands défis stratégiques liés à la transformation de l’entreprise.