La gestion des temps et des activités, ou GTA, permet de collecter, contrôler et valider le temps de travail des collaborateurs grâce à un système de « workflow ». Les outils de gestion des temps ont un apport de plus en plus stratégique parce qu’ils permettent d’optimiser les moyens humains et de contribuer à l’efficacité de l’entreprise. Mais les services RH ne doivent pas oublier qu’une GTA performante est aussi un prérequis indispensable à la construction d’une expérience RH des collaborateurs de qualité.
Contrairement à une vision erronée qui en ferait un simple « à côté » de la paie, la GTA constitue un domaine spécifique, complexe, qui joue un rôle décisif dans l’établissement de paies justes.
Une GTA performante doit être paramétrée en fonction des réglementations légales, mais aussi des conventions collectives et autres accords d’entreprises en vigueur dans l’organisation, ce qui permet un calcul rapide des éléments variables (heures supplémentaires, astreintes, etc.).
Les données étant transmises directement à la paie via un flux automatisé, il n’y a pas à opérer de re-saisies, ce qui limite les erreurs et garantit la justesse du bulletin de paie remis au collaborateur.
Une solution de planification et de gestion des temps performante et intégrée va couvrir de nombreux domaines :
Ces possibilités ne doivent pas faire perdre de vue ce que la GTA peut apporter si on la considère sous le prisme de l’expérience RH des collaborateurs.
La GTA permet, concrètement, de factualiser le temps de travail du collaborateur, l’objectif étant d’apporter une vue d’ensemble de sa présence et de son planning.
Il s’agit de poser le temps de travail de chaque collaborateur en intégrant ses spécificités horaires et, plus largement, tous les éléments ayant une incidence sur sa rémunération : heures supplémentaires, primes liées à l’activité, indemnités repas, etc. La GTA permet ainsi d’anticiper d’éventuels conflits sur les temps de présence, mais aussi de récupérer de nombreux éléments pour l’établissement de la paie.
La GTA est incontournable pour garantir la justesse des paies dans les secteurs où la partie variable de la rémunération impacte fortement le net à payer. En outre, dans les organisations fonctionnant sur des horaires complexes (temps partiel, équipes du soir et du matin, etc.), elle représente le seul moyen pour les managers d’avoir une bonne visibilité sur les plannings, et d’être ainsi en mesure d’atteindre les objectifs de production prévus.
À l’instar de la paie, la GTA n’est pas perçue par les collaborateurs, en elle-même, comme un élément de qualité de leur expérience RH. En revanche, une erreur de calcul liée à la non-prise en compte d’un élément horaire ou de rémunération va générer chez eux de la déception, des réclamations, et in fine nuire à l’image des services RH.
La GTA fait ainsi partie du « socle » de l’expérience RH, même si ses apports sont plus nombreux qu’on pourrait le penser de prime abord pour le développement de bonnes relations RH entre l’employeur et le collaborateur.
Au travers du portail collaborateur, le salarié peut visualiser grâce à la GTA son planning de façon précise pour les semaines à venir. Il peut également savoir où il en est vis-à-vis de ses heures supplémentaires, de ses CP/RTT et de ses autres absences. Certaines entreprises pratiquent par ailleurs le crédit d’heure : la GTA fournit aux salariés un compteur leur donnant un accès facile à l’information sur la situation de leur crédit.
En suivant sa situation au fil de l’eau sur son planning, le collaborateur sait plus précisément à quelle rémunération s’attendre en fin de mois.
La GTA contribue aussi à le tenir informé d’un certain nombre de règles, chaque journée pouvant, en fonction de sa description, donner droit à des éléments qui figureront sur la paie : tickets restaurants, heures supplémentaires, etc. Toutes les règles du jeu sont ainsi définies dans la gestion des temps.
La GTA permet au collaborateur et à son manager d’échanger très en amont de la paie de façon à ce que celle-ci soit juste. À titre d’exemple, si une absence a été saisie alors que le badge du salarié ne fonctionnait pas, le collaborateur peut le visualiser aussitôt et clarifier la situation avec son N+1.
Pour les collaborateurs en déplacement, une GTA accessible sur Smartphone permet de signaler aisément ses déplacements ou d’informer qu’il a commencé sa journée de travail.
La récente crise sanitaire en offre une bonne illustration : une organisation voulant changer ses horaires pour permettre à ses salariés d’éviter les heures de pointe dans les transports va s’appuyer utilement sur une solution de GTA permettant d’intégrer ces changements. De même, il sera possible à des salariés mis en télétravail de pointer virtuellement chaque jour.
Si la GTA ne faisait pas forcément sens jusqu’ici pour certaines entreprises, par exemple des organisations du secteur tertiaire fonctionnant sur des horaires classiques, le recours au télétravail qui se développe depuis la crise sanitaire pourrait changer la donne. La mise en place de solutions de gestion des temps contribuant à une bonne expérience RH des collaborateurs pourrait ainsi s’amplifier dans nos entreprises durant les mois à venir.
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