L’externalisation, une opportunité pour améliorer l’expérience RH des collaborateurs

Pour nombre d’entre nous, la crise sanitaire et ses conséquences professionnelles ont fragilisé le sens au travail, et déclenché des envies de changement – d’employeur et/ou de métier. Pour les entreprises, il est donc urgent de retrouver le chemin de la proximité et de la confiance avec les salariés. Et l’un des moyens pourrait bien être le recours à un prestataire pour gérer la paie.

D’après une récente étude menée par deux chercheurs de l’ENS Saclay et du Lispe/IGS-RH, les confinements successifs ont bouleversé le rapport des Français au travail et à leur entreprise, avec plusieurs transformations majeures. La première est la révélation du sens au travail, liée notamment au support de l’entreprise et au soutien managérial. A l’autre bout du spectre, la perte totale "du sens au travail" concerne des collaborateurs mis en chômage partiel sans plus d’explication, et d’autres qui ont ressenti un manque de soutien managérial ou de contacts avec l’entreprise. Et pour ces salariés, les envies de changement – de profession ou d’entreprise – se sont rapidement fait sentir.

Plusieurs mois après ces premiers résultats, les chercheurs ont de nouveau interrogé les mêmes salariés pour savoir si les intentions étaient, ou allaient être, concrétisées. Les membres de la génération X, la plus touchée par cette rupture du sens au travail, sont nombreux à avoir initié des démarches : négociation avec l’employeur pour obtenir une rupture conventionnelle, recherche d’un autre emploi, projet de création d’entreprise… Alors qu’une nouvelle guerre des talents pourrait bien voir le jour, les entreprises ont donc tout intérêt à retisser des liens étroits, de proximité et de confiance, avec ses salariés.

Davantage de temps pour concevoir et déployer une stratégie de communication

De nombreux leviers peuvent être activés, dont le recours à l’externalisation de la gestion de la paie. En effet, pour le service paie, l’essentiel du temps est consacré au recueil et au traitement de données, complétés par de multiples phases de vérification, de contrôle et de transmission. Le recours à un prestataire offre ainsi l’opportunité de dégager du temps au profit de tâches à plus forte valeur ajoutée. Les gestionnaires de paie, en lien avec le service RH, ont alors tout intérêt à entamer une réflexion sur leur contribution à l’expérience RH des collaborateurs :

• Quels sont les besoins des salariés en termes d’information – de portée générale ou individualisée ?
• Quels axes de communication sont privilégier pour répondre à leurs attentes ?
• Quels canaux et quel rythme faut-il adopter ?
• Et comment tenir compte de la diversité des populations et des situations ?

Entre des collaborateurs sédentaires ou en déplacement, ceux qui restent en télétravail ou qui sont sur site, ou encore ceux dont les horaires de travail ne correspondent pas à ceux du service paie, les modalités doivent être adaptées.

Une démarche progressive, qui n’oublie pas les managers

Pour définir les contours de leur stratégie de communication, les gestionnaires de paie peuvent adopter une approche progressive : d’abord, en identifiant les sujets sur lesquels ils sont attendus, par exemple expliquer les règles d’attribution de primes ou les différences entre le salaire brut et le net ; puis en menant une forme d’audit interne du niveau d’information actuel et celui à atteindre, et en tâchant d’obtenir des éléments sur les bonnes pratiques menées dans d’autres entreprises ; enfin, en identifiant les populations qui bénéficieraient le plus d’une communication transparente, claire et de qualité.

Si les collaborateurs sont les premiers concernés, la ligne managériale ne doit pas être oubliée. C’est d’autant plus vrai dans les milieux où le télétravail ou le format hybride sont amenés à se développer, et où les managers de proximité vont être des relais essentiels des communications internes, dont celles relatives à la paie.

Le portail collaborateur, lieu de prédilection des communications ?

L’externalisation va également permettre de renforcer le niveau de digitalisation des services, en bénéficiant des dernières technologies pour en tester de nouveaux, les développer ou remettre en question les moins pertinents. Avec des solutions full web évolutives, le portail collaborateur peut devenir un réel lieu d’échange entre les gestionnaires de paie et le salarié, tout en laissant à ce dernier une large part d’autonomie – par exemple pour une demande d’acompte ou un dépôt d’arrêt de travail. Pour le service paie, c’est un levier crucial pour apporter, de façon proactive, de l’information à des moments-clés – comme les règles de congés payés ou la mise en place d’un accord d’intéressement.

Qu’elle soit «physique» ou digitale, individuelle ou collective, la communication émanant des services paie a tout intérêt à monter en puissance, au bénéfice des collaborateurs et de leurs managers. Cet enjeu est d’autant plus incontournable aujourd’hui pour réengager les salariés dans le projet d’entreprise et contribuer à leur fidélisation.