Comment améliorer la compréhension du bulletin de paie pour vos collaborateurs ?

Depuis le 1er janvier 2018, tous les employeurs ont adopté le modèle de bulletin de paie clarifié. L’objectif principal de cette mesure était de faciliter la lisibilité et la compréhension du bulletin de paie en le rendant accessible à tous. Quel que soit le progrès apporté dans ce sens, les services RH restent confrontés, au quotidien, à de nombreuses demandes d’explication des salariés concernant leur paie. Comment anticiper ces demandes pour améliorer l’expérience RH des collaborateurs et, conjointement, dégager du temps pour les services RH ?

Ce qui intéresse le plus les salariés dans leur bulletin de paie

Depuis l’entrée en vigueur du bulletin de paie clarifié, les cotisations sont regroupées par type de risques autour de cinq rubriques :

• Santé,
• Accidents du travail et maladies professionnelles,
• Retraite,
• Famille,
• Chômage.

Les autres contributions dues uniquement par l’employeur (forfait social, taxe d’apprentissage, versement transport, etc.) sont, elles, regroupées en une seule ligne.

Si la lecture du bulletin est effectivement facilitée par la diminution du nombre de lignes, ces amendements n’apportent pas au salarié une meilleure compréhension des deux points sur lesquels il focalise habituellement le plus son attention : les composantes du salaire brut, d’une part ; de l’autre, l’ensemble des éléments non soumis à impôts et cotisations, qu’on appelle aussi « pied de bulletin ».
 

Détaillez de façon claire les composantes du salaire brut

Le salarié doit retrouver sur son bulletin son salaire de base, autrement dit le montant contractuel de son salaire mensuel.

Les éléments impactant fortement le salaire brut

Dans certains secteurs d’activité, trois éléments peuvent avoir une incidence forte sur le salaire brut :

• les primes et les décomptes propres à l’activité,
• les heures complémentaires ou supplémentaires (avec différents taux),
• les heures majorées (par exemple, dans le retail, pour les salariés travaillant le dimanche).

Afficher un calendrier sur le bulletin de paie permettra à vos collaborateurs de voir concrètement celles de ses heures qui lui ont été comptabilisées pour la paie du mois, et celles qui seront reportées sur le mois suivant.
 

Les primes en vigueur dans l’entreprise

Particulièrement pour les primes qui ne sont pas mensuelles, comme, un bonus, un 13e mois ou une prime de vacances, n’hésitez pas au moment du versement à rappeler la « règle du jeu » aux salariés. Vous pouvez leur transmettre à cette fin, via le self-service ou le coffre-fort électronique, un mémo leur détaillant la règle de calcul appliquée.

Redonner clairement la règle en l’illustrant d’un exemple chiffré permettra au collaborateur de comprendre le montant qui lui est versé.
 

Les arrêts de travail

Il est bienvenu de rappeler au collaborateur, au moment de son premier arrêt de travail, les modalités de prise en compte de l’arrêt de travail dans l’entreprise : décompte de l’absence, logique de garantie de ressources en fonction de l’ancienneté, etc. Ces points ont été abordés plus en détails dans notre article « Améliorez l’expérience RH de vos collaborateurs via la gestion de l’arrêt maladie »
 

Les congés payés et la règle du 10e

Des incompréhensions sont fréquentes sur l’acquisition et le décompte des jours de congés. Les notions ouvrés/ouvrables ne sont pas toujours très claires pour un collaborateur. Un rappel de la règle d’acquisition et des logiques de prise lui permettra de comprendre les chiffres indiqués sur son bulletin.

Un mémo sur la valorisation des congés, prenant en compte la comparaison 10ème, apportera à votre collaborateur une information qu’il ne maitrise souvent pas, lui permettant ainsi de constater que sa rémunération est légèrement plus élevée lors de ses congés.
 

Prêtez une attention particulière au « pied de bulletin »

Dans certains secteurs d’activité, cette partie du bulletin peut être assez riche. En effet, des indemnités (de panier, de trajet, d’habillage…) propres au secteur d’activité peuvent être complètement ou partiellement exonérées. Faire apparaître le détail des indemnités exonérées dans le pied de bulletin favorisera, chez le collaborateur, une meilleure compréhension du montant de ses diverses primes.

N’hésitez pas à demander à votre éditeur des intitulés de rubriques parfaitement clairs afin que le collaborateur ne s’interroge pas sur ce que recouvre telle ou telle appellation.
D’autres sujets plus sensibles peuvent figurer en pied de bulletin, comme les saisies-arrêts, ou pensions alimentaires.

À réception d’une notification de saisie, il sera nécessaire, même si le collaborateur en est informé par ailleurs, de lui communiquer l’impact que cela aura sur son net à payer et éventuellement sur ses demandes d’acompte. La communication du barème lui permettra d’anticiper cet impact.

D’autres sujets peuvent utilement faire l’objet d’une information de la part de l’employeur : indemnité de congés payés pour les salariés en CDD, acquisition des jours de RTT…. La démarche, en synthèse, est de toujours expliquer pour ne pas décevoir. Plus largement, jouer la transparence est toujours perçu comme une marque de respect de l’employeur, et favorise le développement d’une relation de confiance.

Rappelons enfin que la digitalisation permet à tous les salariés de l’entreprise, quels que soient les sites sur lesquels ils travaillent, de recevoir au même moment leur bulletin de paie dans leur coffre-fort électronique. Un élément d’équité qui a son importance dans la perception, par les collaborateurs, de la qualité de leur expérience RH…