Externalisation : les conditions d’un partenariat gagnant

Recourir à un prestataire pour gérer la paie présente de multiples avantages pour les entreprises, mais celles-ci peuvent craindre de perdre en chemin leur expertise, voire le contrôle des opérations. Or l’externalisation n’est en rien un abandon : un virement de la paie juste, en temps et en heure, nécessite une complémentarité entre les deux partenaires, dans une logique d’étroite coopération.

Les avantages de l’externalisation de la paie sont désormais bien connus – et reconnus : une expertise et des ressources supplémentaires, garanties d’une grande qualité de service ; une maîtrise, voire une baisse notable des coûts de gestion ; et la possibilité pour les équipes RH et paie de mobiliser leur temps et leur énergie sur des activités à plus haute valeur ajoutée, au service de l’expérience RH des collaborateurs.

Pour autant, la perspective d’en confier la responsabilité à un prestataire peut générer quelques appréhensions. Comme pour toute relation de confiance amenée à s’inscrire dans la durée, le gestionnaire de paie de l’entreprise n’est pas mis de côté ; la collaboration doit rester au cœur de ce partenariat. Il s’agit de réaliser la paie du client, mais pas sans le client.

Le service de paie mobilisé pour transmettre, contrôler et valider les données

Premier facteur de succès : tout au long du processus de production de la paie, l’entreprise et son prestataire échangent régulièrement pour la transmission, le contrôle et la validation des données. Le service de paie de l’entreprise va envoyer les éléments de paie, de deux natures : les données contractuelles et personnelles, qui évoluent peu, et les éléments variables – heures supplémentaires, primes, arrêts maladie, congés pris, tickets restaurant…. Ils vont être traités par le prestataire et renvoyés pour contrôle au donneur d’ordres.

Le troisième niveau, incontournable, d’implication du service paie est sa validation formelle des bulletins, indispensable pour déclencher le virement. Ce sont donc le client et le prestataire qui vont prendre en charge, conjointement et avec des rôles distincts, l’ensemble du planning mensuel de production de la paie.

Un interlocuteur dédié, gage de performance

Pour Vincent Beaupérin, directeur des Managed Services de SD Worx France, «les meilleurs partenariats sont ceux dans lesquels le client a conscience de l’importance de ce travail collaboratif. En transmettant les données dans le bon timing et en effectuant les contrôles demandés, il participe pleinement à la qualité du service rendu par son prestataire.»
Une qualité de service qui dépend aussi de la mise à disposition, pour le client, d’un gestionnaire de paie dédié, disponible et connaisseur du dossier : ces contacts directs, complétés par un outil de ticketing, facilitent la collaboration. Cet interlocuteur privilégié gagne aussi en réactivité et proactivité, par exemple pour rappeler au client les dates butoir de transmission des données, ou encore pour proposer un point régulier afin d’envisager des améliorations. Les contours de cette relation de proximité peuvent être adaptés pour chaque client.

Entre respect du cadre et souplesse indispensable

Un autre levier de performance concerne la capacité d’adaptation du prestataire aux spécificités de l’entreprise et aux habitudes du service de paie. La transmission des informations peut par exemple prendre des formes différentes – interface automatique avec le Core HR du client, envoi par email sécurisé d’un fichier pré-paramétré... La fréquence définie peut également être très variable, le prestataire s’ajustant alors à la façon dont le client souhaite produire sa paie. Seul impératif qui ne peut se prêter à de l’adaptation : la date de virement de la paie. «Les chemins pour y arriver vont dépendre des préférences et des contraintes du client, confirme Vincent Beaupérin. Cette grande diversité nécessite une certaine souplesse dans le cadre d’un calendrier et d’un processus définis et respectés conjointement.»

Les points forts de l’externalisation dépassent donc largement le cadre purement contractuel : il s’agit de faire preuve de rigueur mais aussi de flexibilité ; d’être en capacité d’absorber les aléas sans se laisser déborder ; et de s’adapter aux besoins du client – aussi bien en termes d’étapes que de rythme. Cette dimension «sur-mesure» de la relation offre ainsi aux clients l’opportunité de conserver autant de contrôle que possible sur la production de la paie, avec l’appui d’un partenaire de confiance.

Au-delà de leur expertise métier, les prestataires de gestion de la paie sont attendus sur leurs attitudes et leurs compétences relationnelles : faire preuve de souplesse, tout en faisant respecter un cadre; et sortir d’une logique d’externalisation «one fits all» au profit d’une véritable personnalisation du partenariat et du service rendu.