DRH, DAF, DSI : l’indispensable coordination pour digitaliser la paie

Tout projet de transformation digitale des processus RH appelle l’implication de ces trois fonctions clés de l’entreprise, pour porter une vision commune. Cet alignement des besoins et des objectifs, renforcé par l’accompagnement de l’éditeur, est particulièrement crucial dans les démarches de digitalisation de la paie. 

D’année en année, l’écosystème digital RH des entreprises ne cesse de s’enrichir. C’est ce que révèle le dernier baromètre Future of HR, dédié aux priorités stratégiques des DRH. En 2024, 55 % des entreprises ont digitalisé la majeure partie de leurs processus RH, soit une progression de trois points en un an. Si la gestion de la paie occupe la première place des projets de digitalisation déjà menés, il reste des marges de progrès ; ainsi, 17 % des organisations ont prévu de se lancer à court ou moyen terme. Par ailleurs, des entreprises peuvent aussi choisir de changer de solution digitale, notamment en cas de développement international. 

« Les organisations qui disposent de business units et de salariés dans différents pays voient l’intérêt de recourir à un seul éditeur pour bénéficier d’une prestation de services unifiée, indique Julie Bouchereau, consultante en amélioration continue chez SD Worx. Pour nos clients internationaux, c’est l’option la plus efficace, synonyme d’interlocuteur unique et de solution permettant d’harmoniser la gestion de la paie. » 

Le projet, qui doit associer trois fonctions support de l’entreprise – DRH, DSI, DAF – à toutes ses étapes, nécessite une méthodologie solide. Première phase : la bonne compréhension des besoins réels, qui peuvent différer des besoins exprimés. « Ce point d’attention est particulièrement important avec les clients internationaux, qui ne comprennent pas toujours que la gestion de la paie est plus ou moins complexe d’un pays à l’autre. Nous devons donc clarifier les conséquences de ces disparités règlementaires, notamment sur les processus et délais de collecte des données. » 

Une fois le projet et ses objectifs précisément définis, c’est le volet technique qui prend le relais pour affiner la solution digitale et préciser le rôle des usagers, sur différentes facettes – les modalités de recette, le processus de transmission des données, le respect du planning, etc. S’en suivent plusieurs phases de test et de feedbacks, avant le déploiement opérationnel.

Comme le rappelle Julie Bouchereau, « l’implication du client est un facteur clé de succès ». La clarté doit donc être de mise dans les échanges avec la DRH, la DSI et la DAF, mais aussi entre elles. Chacune de ces fonctions a en effet une vision différente et complémentaire du projet de digitalisation. Pour la DAF, il va s’agir de disposer de l’ensemble des informations permettant de maîtriser le budget et de disposer de prévisionnels ; pour la DRH, l’enjeu concerne notamment la mise à jour de la solution à chaque évolution légale ; quant à la DSI, l’accent est mis sur la sécurité des données et la qualité des interfaces. 

« Le défi, pour l’éditeur, consiste à prendre en compte l’ensemble de ces contraintes, dont certaines peuvent diverger. Son rôle va donc consister à créer du liant et de la cohérence, pour aligner les besoins et attentes des trois parties prenantes. » Cette recherche de coordination doit se poursuivre tout au long du projet, en communiquant régulièrement auprès de ces acteurs. « On s’assure ainsi que l’information circule correctement entre ces trois fonctions, notamment en cas d’évolution du périmètre demandé par la DRH, et donc d’impact budgétaire. Il nous faut alors, en appui du service paie, expliquer la plus-value des fonctionnalités additionnelle et le ROI attendu à la direction financière. »

Le principal risque reste le manque d’échanges entre la DRH, la DSI et la DAF, limitant à la fois la capacité d’avancer dans la bonne direction et la garantie que la solution répond à leurs attentes réciproques. Dans ce cas, un suivi prioritaire et un plan d’action dédié vont être mis en place par une task force qui va impliquer chaque département, avec des réunions hebdomadaires pour encadrer cette démarche de collaboration.

Une coopération efficace peut permettre, au-delà du projet relatif à la paie, de revisiter plus globalement l’ensemble des besoins RH, les problématiques IT et les contraintes financières, afin – si besoin – de les décliner en projets digitaux performants, voire d’envisager une refonte complète de l’écosystème digital RH. « C’est le cas de nombre de nos clients, qui nous sollicitent pour améliorer la gestion de la paie avant d’adopter toute la suite logicielle SD Worx pour bénéficier d’un éditeur unique. »