Service paie : comment mieux communiquer sur la rémunération ?

Mis en place depuis le 1er janvier 2018, le bulletin de paie clarifié a-t-il raté sa cible ? Alors qu’il visait à faciliter la lisibilité et la compréhension de la rémunération, le service paie reste très sollicité pour répondre aux demandes d’explication des salariés. Par ailleurs d’autres collaborateurs restent en retrait sans forcément mieux comprendre leur bulletin, ce qui peut alimenter une perception tronquée voire des erreurs d’interprétation… L’équipe RH en charge de la paie a donc tout intérêt à améliorer sa communication à la fois collective et individuelle, au service d’une meilleure expérience RH des collaborateurs.

Si d’autres éléments de la politique RH comptent dans la relation entre le salarié et son employeur, la rémunération reste bel et bien le critère n°1. Comme le confirme l’édition 2020 du Guide des salaires de Robert Half, elle est en première position des critères considérés comme importants dans un emploi : deux tiers des salariés privilégient cet aspect, devant l’équilibre vie professionnelle-vie personnelle (49 %) ou encore le sens du travail et des missions (43 %). Aujourd’hui un bulletin de paie clair et compréhensible reste la pierre angulaire et la vitrine de la rémunération globale, dont les multiples volets – primes individuelles ou collectives, bonus, avantages en nature…– varient largement d’une entreprise à l’autre, d'une fonction à l’autre.

Loin de l’image d’exécutants administratifs à laquelle on les renvoie parfois, en opposition à d’autres fonctions RH qui seraient dédiées à des activités plus nobles, les responsables paie jouent un rôle stratégique, nécessitant expertise métier et soft skills. Un rôle qui implique notamment une communication adaptée, au service d’une information de qualité. Si la lecture du bulletin de paie est effectivement facilitée par la diminution du nombre de lignes, les différentes composantes du salaire brut ou encore des éléments non soumis à impôts et cotisations peuvent manquer de lisibilité.

Une information adaptée à chaque élément de la paie

Ainsi, les primes et décomptes propres au secteur d’activité, tout comme les heures complémentaires, supplémentaires ou majorées, peuvent avoir un impact important sur le salaire brut. La pédagogie est alors essentielle. Le gestionnaire de paie peut par exemple afficher un calendrier sur le bulletin pour distinguer clairement les heures comptabilisées ce mois-ci et celles reportées au mois suivant. Quant aux primes plus ponctuelles comme un bonus, le 13e mois ou une prime de vacances, elles méritent de faire l’objet d’un mémo détaillant la règle de calcul appliquée, transmis par le self-service ou intégré au coffre-fort électronique de chaque salarié. La communication peut ainsi être adaptée aux spécificités de chaque élément de rémunération. Autre conseil qui a fait ses preuves : illustrer l’explication par un exemple chiffré, si possible adaptée à la situation du salarié.

Une source fréquente d’incompréhension concerne la règle d’acquisition des jours de congés et leur décompte : là aussi, un rappel détaillé se révèle précieux pour garantir la bonne compréhension des salariés et limiter leurs demandes d’éclaircissement. Bien souvent, ces derniers n’ont pas conscience que leur rémunération est un peu plus élevée pendant leurs congés. Une note didactique expliquant la valorisation des congés, avec la présentation de la méthode du 10ème, peut permettre de lever les doutes sur l’exactitude des calculs de l’indemnité. Un autre motif de vigilance concerne le « pied de bulletin ». Il s’agit des éléments non soumis (ou partiellement) à impôts et cotisations, qui peuvent être très importants dans certains secteurs d’activité ou pour certaines professions – à l’image des indemnités de panier, de trajet ou d’habillage. Le bulletin de paie a donc tout intérêt à les exposer clairement, et en détail.
Prises indépendamment les unes des autres, ces mesures vont permettre de prévenir ou de résoudre des irritants, ou encore de lever des ambiguïtés. Articulées dans une approche globale et réfléchie, elles ont le potentiel de générer progressivement de la satisfaction et, in fine, de la confiance.

Tenir compte du caractère général ou individuel, régulier ou ponctuel

Si la pédagogie et la transparence sont à privilégier, il est également crucial de distinguer ce qui relève d’une information à portée générale d’une communication personnalisée – de nature à renforcer encore plus l’engagement des collaborateurs. Prenons le cas du congé maternité : toute salariée concernée peut bénéficier d’une attention particulière, ce qui va en retour améliorer son expérience RH. Dès que le gestionnaire de paie est informé de sa grossesse, il peut déposer dans son coffre-fort électronique une information sur ses droits. Un rappel sur le fonctionnement du congé paternité peut également lui être utile pour anticiper la manière dont le couple va préparer l’accueil de son enfant, et gagner ainsi en sérénité.

Ce tour d’horizon ne serait pas complet sans prendre en compte les impacts de la crise sanitaire actuelle. Dans ces temps d’incertitude et d’inquiétude, et alors que les mesures de congés anticipés ou de chômage partiel se sont multipliées, les entreprises ont tout intérêt à miser sur une communication forte et efficace, en informant clairement les salariés via le coffre-fort numérique ou le portail collaborateurs et en rappelant leur caractère exceptionnel.

Explications, transparence et adaptation au caractère général ou individuel sont aujourd’hui essentielles quand on s’engage dans une communication ambitieuse et différenciante sur le bulletin de paie. Celle-ci joue un rôle qui ne doit pas être sous-estimé dans la qualité de l’expérience RH de chaque salarié. Une approche de nature à sortir la fonction paie de l’ombre et à renforcer sa place de business partner, générateur de confiance dans la durée.