Le commerce à l’heure de la GTA

Optimiser le temps de travail, favoriser l’efficacité de l’équipe et la pertinence de son organisation, gagner en performance et en rentabilité : ces attentes envers les managers de terrain sont particulièrement marquées dans le monde du retail et de l’hôtellerie-restauration, appelant le recours à des solutions de gestion des temps et des activités.

À quelques mois des JO et JP 2024, de nombreuses entreprises sont encore confrontées au casse-tête organisationnel et RH que représente l’adaptation de leur activité à cet événement planétaire. Un contexte exceptionnel qui amplifie les défis quotidiens des secteurs d’activité caractérisés par l’accueil client, l’amplitude horaire et la gestion de plannings évolutifs – en particulier le commerce de détail et l’hôtellerie-restauration. Un manque d’optimisation des activités peut représenter un coût important si des heures de travail sont perdues, ou sous-exploitées, par une mauvaise allocation des ressources. 

Les managers de terrain sont donc attendus pour relever de multiples défis : 

• Établir des prévisions trimestrielles et/ou annuelles de la charge globale de travail et de sa répartition, en fonction des périodes creuses et des pics d’activité attendus ; 
• Associer à cette dimension de « temps long » un pilotage d’activité hebdomadaire, voire quotidien, pour répartir au mieux la charge de travail et affecter les bonnes personnes au bon endroit et au bon moment ; 
• Tenir compte des attentes et contraintes des collaborateurs tout en répondant aux besoins de l’activité, en misant sur l’équité et la transparence.

Si les salariés du retail ou de l’hôtellerie-restauration doivent de plus en plus faire preuve de flexibilité et de polyvalence, l’employeur doit aussi, en contrepartie, s’assurer que l’organisation du travail des équipes est optimale. Comment disposer d’un historique d’activité précis pour mieux anticiper ? Comment réussir à limiter les moments d’inactivité ou de surcharge ? Comment planifier de manière intelligente et agile, et identifier les éventuelles actions correctives à apporter ?

Ces questions majeures appellent le concours d’une solution dédiée à la GTA (gestion des temps et des activités). Encore peu répandues parmi les entreprises françaises (11,7 % de taux de digitalisation en 2023, contre 63 % pour la paie), elles offrent pourtant l’opportunité au terrain de prendre de meilleures décisions. D’après la plateforme France Num, qui accompagne les entreprises dans leur transformation numérique, le recours à un outil de GTA représente quatre avantages : l’assurance de processus automatisés, limitant les tâches manuelles chronophages et le risque d’erreur, et permettant de disposer de données fiables ; une planification facilitée, offrant de la visibilité sur les disponibilités des collaborateurs et une meilleure capacité d’anticipation ; le strict respect du cadre légal du temps de travail et de ses éventuels aménagements au sein de la branche ; et plus globalement une organisation du travail profitable à tous, notamment les salariés qui bénéficient d’une meilleure visibilité sur leur planning.

Pour les entreprises qui souhaitent se doter d’une solution de GTA, plusieurs questions peuvent se poser pour choisir l’outil le mieux adapté à leurs besoins. En quoi les fonctionnalités de l’outil peuvent-elles aider les managers à mieux planifier l’activité et à réduire les coûts ? L’éditeur a-t-il une expertise particulière du secteur d’activité et de ses spécificités ? De quelle manière la solution va-t-elle s’interfacer avec l’écosystème digital RH, en particulier l’outil de paie ? In fine, quel est son potentiel pour améliorer l’engagement et la satisfaction des équipes – manager comme collaborateurs ?

Pour être réellement impactante, la digitalisation de la GTA implique aussi une approche participative. Il s’agit d’abord d’identifier les différents utilisateurs de la solution et d’être à l’écoute de leurs attentes ; ensuite, de mettre en place une équipe projet, associant la DRH et la DSI, mais aussi des managers de terrain ; enfin, de préciser toutes les étapes de déploiement et d’amélioration continue.

Comme le révèle l’édition 2023 du Markess Blueprint GTA, la planification stratégique des activités va encore monter en puissance dans les prochaines années, avec des solutions capables d’offrir des analyses prédictives et de favoriser une gestion flexible des collaborateurs, voire de tendre vers l’individualisation des plannings. Il est donc temps, en particulier pour les secteurs du retail et de l’hôtellerie-restauration, de tirer pleinement parti du potentiel de ces outils – au bénéfice de toutes les parties prenantes.