Solde de congés payés : un défi pour le manager et le service RH

Alors que l’échéance du 31 mai approche à grands pas, des collaborateurs risquent de perdre leurs derniers congés payés faute de les avoir posés. Il existe quelques pistes à explorer dans l’urgence, avant d’adopter de bonnes pratiques pour éviter le problème l’an prochain – avec le concours d’un outil de GTA.

Plus d’un actif sur quatre ne prend pas la totalité des congés auquel il a droit. C’est le résultat, surprenant par son ampleur, d’un récent sondage réalisé par VVF auprès de 4 200 personnes. Des explications existent, comme le manque de vigilance du salarié ou un contexte exceptionnel, personnel comme professionnel. Il n’empêche que le phénomène interroge. Or, en évitant une perte de congés payés, l’employeur contribue aussi à la qualité de l’expérience RH collaborateur.

Il peut déjà accorder des reports exceptionnels, au cas par cas, lorsqu’un pic d’activité ou une situation de sous-effectif a limité les possibilités de poser des CP plus tôt. Mais d’autres pistes sont à explorer au bénéfice de l’ensemble des salariés. D’abord, d’un point de vue organisationnel : le manager peut être mobilisé pour tâcher d’en solder le maximum, en discutant avec les membres de l’équipe. Les missions peuvent-elles être réalisées en l’absence à venir de tel ou tel collègue ? Quelle proportion des tâches peut être déléguée, et qui va la prendre en charge ?

L’entreprise dispose d’autres leviers, par exemple la monétisation des congés en épargne, en passant par un PERCO (plan d’épargne retraite collectif ou d’entreprise). La loi permet ainsi d’y transférer jusqu’à 10 jours, soit directement, soit à partir du CET (compte épargne temps), avec un bénéfice fiscal appréciable – les jours transférés dans le PERCO bénéficiant de l’exonération d’impôt sur le revenu et d’une partie des cotisations sociales salariales de sécurité sociale.

Pourquoi ne pas envisager des solutions alternatives, avec le concours du service RH pour informer les salariés ? L’une d’elles consiste à utiliser un reliquat de CP en prévision d’un congé sabbatique ou d’un projet entrepreneurial. Le collaborateur peut ainsi reporter une semaine de congés payés chaque année, et cela pendant six ans. Lorsqu’il décide d’utiliser ce capital, correspondant à un maximum de 30 jours ouvrés, il va recevoir une indemnité compensatrice – basée sur la rémunération qui aurait été perçue pendant la période de CP.

Autre option qui mérite une communication RH : peu de salariés le savent, mais il est possible de faire don de congés payés à un collègue aidant familial (plus précisément quand l’aidance concerne un enfant de moins de 20) ou confronté au décès d’un enfant de moins de 25 ans.

On le voit, des solutions existent, mais elles ne suffisent sans doute pas à éviter toute perte de congés payés. La meilleure arme reste donc la prévention, pour limiter le risque d’accumulation de CP à gérer au printemps prochain. La première démarche à envisager consiste à fixer un cadre à la gestion des périodes de congés : quelles périodes doivent être concernées pour les différents services ? Un ordre de priorité doit-il être défini parmi les collaborateurs, et selon quels critères ? La remise à plat régulière des règles de fonctionnement n’est pas à négliger : par exemple, la priorité donnée aux salariés parents tend à disparaître, pour aller vers davantage d’équité.

Ensuite, tout au long de l’année, des rappels réguliers peuvent être réalisés par l’équipe RH en direction des managers, soit avec une information générale, soit en leur transmettant les tendances de prises de congés au sein de leur équipe. Isolde Van den Bergh, team leader au sein du Managed Services de SD Worx, manage une quinzaine de collaborateurs. Pour elle, l’essentiel doit porter sur les points avec chaque membre de l’équipe, une occasion de lui demander s’il a prévu de poser prochainement des congés. « L’outil de GTA me permet de voir où ils en sont et, si besoin, de les alerter. Certains planifient très amont leurs congés tandis que d’autres sont moins organisés. Il faut particulièrement être attentif à ces derniers. »

Isolde Van den Bergh s’assure aussi de la continuité de service pour les collaborateurs qui partagent les mêmes missions, en leur demandant de s’organiser en toute autonomie, en fonction de leurs contraintes et souhaits : « Je les accompagne si besoin, par exemple en leur rappelant que telle période n’est pas propice à la prise de congés, et je valide – sans avoir besoin d’être celle qui dit oui ou non aux demandes de congés ». Une manière de responsabiliser l’équipe, d’autant plus efficace quand le manager dispose d’une solution de GTA pour s’assurer que les dispositions prises par ses collaborateurs sont pertinentes.