Intégration du collaborateur : comment réussir cette étape clé de l’expérience RH ?

L’intégration du collaborateur est une étape importante parce qu’elle donne le ton de ce que sera l’expérience RH au sein de l’entreprise. Comment en optimiser le processus ? Quels sont les préalables à prendre en considération pour faire de ce moment une expérience RH réussie, et quelles bonnes pratiques vous faut-il mettre en place ?

L’expérience candidat, un préalable à travailler

Un employeur ne donnera pas de lui une image claire et attractive s’il change de visage entre le processus de recrutement et l’intégration proprement dite. L’expérience candidat doit donc être prise en compte, car les premiers contacts donnent au postulant une idée de sa future intégration s’il est embauché.

En allégeant le processus de candidature, la digitalisation a permis d’optimiser l’expérience candidat à plusieurs niveaux. On retiendra notamment les possibilités de :

Postuler en ligne

Le site RH permet aujourd’hui de le faire dans une majorité d’entreprises. Mais certaines organisations vont plus loin, les candidats pouvant aussi postuler via leur téléphone mobile ou leur compte Linkedin.
 

Mieux découvrir l’entreprise 

Un site RH d’entreprise peut s’enrichir de nombreux contenus destinés à mieux faire connaître l’organisation, comme des vidéos de témoignages de collaborateurs. Et pourquoi un candidat ne pourrait-il pas échanger avec ces derniers ? Dans ce domaine, il existe aujourd’hui des plateformes de conversation qui, intégrées au SIRH, mettent en relation les employés et les candidats pour échanger sur les différents métiers.
 

Mieux découvrir la fonction

Un processus de recrutement qui permet au candidat d’échanger avec le DRH, mais aussi son futur manager, voire un futur collègue, donne une idée beaucoup plus précise de la réalité du poste et une impression de transparence.
S’ils ne font pas partie de l’intégration à proprement parler, ces éléments permettent au candidat d’avoir une vision plus claire et plus juste de l’entreprise, et d’être ainsi dans l’état d’esprit attendu lors de son intégration.
 

Optimiser les échanges administratifs liés à l’embauche

De la même façon, le nouveau collaborateur vivra une meilleure expérience RH si les processus administratifs liés à son recrutement sont simplifiés.

L’image de l’employeur gagne en modernité s’il met à la disposition du nouvel arrivant des outils dématérialisés simples pour fluidifier l’envoi de ses éléments administratifs. Il est plus agréable de transmettre ses certificats de travail, diplômes, RIB, etc. sans avoir à se rendre sur place ou à les envoyer par la poste.

Les données générées par ces échanges vont alimenter le contrat de travail : toujours dans le même esprit, la signature de contrat électronique apporte un gain de temps et d’image.

Le candidat entre via ces processus dans une logique d’onboarding fluide, en phase avec l’époque. Un élément de marketing RH cohérent pour toute société qui se vend comme innovante dans sa marque employeur !

 

L’intégration du collaborateur : ne rien laisser au hasard

Poste de travail et matériel

Un poste de travail immédiatement opérationnel témoigne de votre respect et de votre attention pour le nouveau salarié. Il convient donc de préparer à l’avance son bureau, son matériel informatique, mais aussi ses badges d’accès (parking, cantine…), vêtements de travail ou tous autres éléments matériels dont disposent déjà ses collègues de travail.

Information des autres collaborateurs

Informer l’équipe qu’intègre le nouveau venu et lui expliquer ce que vont être ses missions est évident, mais il vous faut aussi informer tous les autres collaborateurs.
En fonction de la taille et la culture de votre organisation, vous pouvez adresser un email ou faire une annonce dans le portail entreprise. Pensez à diffuser une mini biographie de l’arrivant,et à lui demander son accord pour la diffuser si elle comporte quelques éléments personnels.

Premier jour dans l’entreprise

Petit déjeuner, déjeuner ou café « amélioré », l’essentiel est de personnaliser l’accueil physique. Après avoir présenté son poste de travail et ses collègues à votre collaborateur, prévoyez un tour d’horizon des bureaux et des locaux pour qu’il se familiarise à son nouvel espace professionnel et y prenne rapidement ses marques.

Livret d’accueil et parrainage

Il est toujours préférable de prévoir les deux.
Un livret d’accueil est toujours un plus, car il garantit que le nouveau venu dispose d’informations complètes et homogènes
Les entreprises qui n’en disposent pas doivent impérativement recourir à un « parrain » - ou mentor ou tuteur - pour accompagner l’intégration de l’arrivant. Ce collaborateur référent le renseignera sur les aspects pratiques, l’orientera dans les locaux, le guidera dans les processus à suivre. Il répondra à toutes ses questions et lui transmettra de façon moins formelle les usages, valeurs et historiques de l’organisation.

Premières missions

Il peut être très déstabilisant, pour un nouveau collaborateur, de n’avoir pas de tâches précises à accomplir durant ses premiers jours dans l’organisation. Le manager doit veiller à l’impliquer rapidement dans l’opérationnel. Le faire participer à des réunions est tout indiqué, car elles favorisent les échanges, permettent de commencer à mesurer les enjeux du service et de décrypter les codes et usages de l’organisation.
 

Il est important de formaliser dans un document toutes les étapes du processus d’intégration pour n’en omettre aucune. Le dialogue reste par ailleurs la clé de voute d’une bonne intégration du collaborateur : le manager doit planifier des débriefs durant la période d’essai et veiller à se montrer accessible. Le collaborateur doit aussi savoir que les services RH sont à sa disposition en cas de question ou de problème : c’est la base d’une expérience RH productive et de qualité;