3 possibilités pour vous d’améliorer l’expérience RH de façon proactive

L’expérience RH des collaborateurs repose sur trois types de relations RH : actives, réactives et proactives. Cette dernière catégorie permet particulièrement à la DRH de montrer à ses salariés le soin qu’elle met à les informer et les accompagner pour les périodes de travail à venir. Focus sur trois situations où votre proactivité fera toute la différence dans la qualité de l’expérience RH de vos salariés.

Maternité : anticipez pour mieux accompagner les collaboratrices

Toute collaboratrice attendant un enfant mérite que vous prêtiez attention à la façon dont elle vivra cette période au sein de l’entreprise.

Dès que vous êtes averti de la grossesse d’une salariée, vous pouvez améliorer son expérience RH en l’informant sur ses droits quant à ce congé, de façon proactive, via son coffre-fort électronique ou le portail collaborateurs de votre SIRH.

Indiquer à votre collaboratrice ses droits en termes de congé maternité lui permettra de mieux se positionner et d’anticiper sa période d’absence. Informez-la avec précision sur :

• le congé légal, augmenté le cas échéant des éléments conventionnels,
• le congé parental dans son contexte,
• les modalités d’indemnisation.

Un rappel sur le fonctionnement du congé paternité lui permettra de s’organiser en ayant une vue complète sur les droits dont le couple dispose pour accueillir l’enfant.

Cela vous permettra d’envisager plus sereinement et avec plus de précision sa période d’absence, afin de prévoir la réorganisation du service ou le recrutement de son remplaçant. Dans ce dernier cas, vous pourrez ainsi prévenir en amont la personne recrutée pour la remplacer sur la durée de sa collaboration. L’objectif est de faire perdurer la qualité du service auquel votre collaboratrice appartient pendant son absence, et d’assurer une continuité optimale.

Vous pouvez également évoquer la question de la garde de l’enfant : certains futurs parents ne réalisent pas toujours que trouver une solution de garde peut s’avérer long et problématique.

Un mot, enfin, sur l’adoption : si les règles relatives à celle-ci sont un peu différentes, il est évidemment nécessaire de procéder, comme pour une maternité, à l’information des collaborateurs concernés.
 

Congés payés : une information claire et régulière

Le processus d’intégration prévoit généralement une première information des embauchés sur les modalités d’acquisition et de prise des congés payés. Cependant, cette information reste souvent générique.

Dans certains secteurs d’activité peuvent exister des règles empêchant le salarié de poser des congés à une période donnée, ou a contrario imposant une période de congé. Le cas échéant, n’hésitez pas adresser les précisions nécessaires au nouveau collaborateur via son coffre-fort électronique ou le portail collaborateurs de votre SIRH. Présentez également les règles régissant la prise de congés par anticipation au sein de votre entreprise, ains que la gestion des reliquats.

Vous pouvez envisager, à chaque ouverture d’une nouvelle période de congés payés – en général début juin, parfois au premier janvier – d’adresser un mémo de rappel aux collaborateurs. Expliquer le fonctionnement de la rémunération des congés apporte une meilleure compréhension de la fiche de paie. Profitez-en pour préciser la règle du dixième et rappeler ce qui entre dans une base de congés payés et ce qui n’y entre pas, comme certaines primes.

Parallèlement surviennent parfois des contextes exceptionnels, tel celui que nous vivons aujourd’hui avec la pandémie de coronavirus. De fait, l’exécutif vient d’autoriser les employeurs à imposer une semaine de congés en avril (5 jours ouvrés ou 6 jours ouvrables) sur le reliquat au 31 mai.

Nous vous invitons, toujours via le coffre-fort électronique ou le portail collaborateurs, à informer clairement les salariés en insistant sur le caractère exceptionnel de cette mesure. Celle-ci risquant d’être mal perçue, il est d’autant plus important que la relation RH qu’elle génère soit de qualité. Que les nouvelles soient bonnes ou le soient moins, l’expérience RH des collaborateurs peut rester positive.

Emploi de saisonniers : l’expérience RH, c’est aussi pour eux !

Les saisonniers, ne disposant pas au moment de leur première embauche d’un accès au portail collaborateur, sont à adresser par email. Pour des raisons de RGPD, il convient d’acter dans le formulaire d’embauche la possibilité d’utiliser leur email personnel pour des relations professionnelles. Après l’embauche, s’ils ont accès au portail durant leur mission, vous pourrez communiquer par ce moyen, par exemple s’ils se trouvent confrontés à un arrêt de travail.

Être bien informés, en amont, des dates de début et de fin de leur mission constitue évidemment pour les saisonniers un élément fondamental de leur expérience RH. Cependant, en fonction du secteur d’activité, l’employeur peut être amené à reporter d’une semaine ou deux le début d’une mission. Ce peut être le cas, par exemple, dans une station de ski où l’enneigement est insuffisant. 

Les saisonniers ayant déjà été employés sont prioritaires pour la saison suivante. Il vous faut leur adresser un email de demande de reconduction, un ou deux mois avant le début de la saison, pour savoir s’ils souhaitent revenir. Ceux qui auront validé l’utilisation du mail personnel pour des relations professionnelles seront informés par mail, pour les autres vous devrez transmettre le document par courrier postal.

Si vous proposez des hébergements à vos saisonniers, vous pouvez les informer sur les conditions d’attribution des logements, et leur adresser un questionnaire sur l’hébergement souhaité : présence du conjoint, des enfants…

Il existe, pour chacun des trois sujets abordés ici, bien d’autres possibilités d’optimisation des relations RH avec les salariés. À vous de les imaginer et de les mettre en place, en fonction des particularités de votre entreprise et de votre secteur d’activité. N’hésitez pas à réagir à cet article et à nous faire part de vos propres initiatives proactives pour prendre soin de l’expérience RH des collaborateurs.