Comment gagner en efficacité opérationnelle avec la technologie

Pour être pertinent, tout projet de digitalisation RH doit s’inscrire dans une double ambition : améliorer réellement les processus, en les faisant évoluer, et offrir la possibilité aux équipes RH de dégager du temps au profit de tâches à forte valeur ajoutée.

Récemment, une enseigne de la grande distribution s’est dotée d’une solution de gestion du personnel, avec l’objectif d’améliorer la planification des horaires pour ses quelque 70 0000 collaborateurs en France – et de faciliter l’organisation des équipes. Autre atout : la fin des saisies manuelles de demandes de congés ou de changement de planning, permettant aux managers de les approuver en direct, et aux collaborateurs d’en être avertis sur leur smartphone.
Cet exemple n’est qu’une illustration des multiples solutions RH développées ces dernières années, et couvrant l’ensemble du parcours professionnel du collaborateur – au service à la fois des équipes RH et des salariés. Prenons l’exemple de l’attractivité des talents : un outil de recrutement servira à la fois à évaluer les compétences clés des candidats, et à améliorer l’expérience de ces derniers grâce à un parcours personnalisé et optimisé.

Adapter les outils aux besoins – et non l’inverse

On le sait, la crise sanitaire a été l’occasion d’accélérer la transformation digitale des entreprises. Reste la question de sa finalité : à quoi peuvent réellement servir les nouvelles technologies et solutions numériques ? Près de la moitié des entreprises interrogées par SD Worx placent l’amélioration de l’efficacité opérationnelle dans leurs priorités, notamment dans celles de la DRH.
Pour remplir cet objectif, il n’existe pas de solution toute faite : chaque entreprise doit identifier ses propres besoins pour définir la technologie la mieux à même d’améliorer ses processus, de faire gagner du temps aux équipes et in fine de renforcer la qualité de l’expérience RH collaborateur. Quatre éléments ont néanmoins intérêt à structurer vos ambitions : la numérisation, l’automatisation, l’intégration et la centralisation.

Les multiples plus-values du Core RH

C’est cette recherche d’une plus grande efficacité opérationnelle qui incite de plus en plus d’entreprises à s’appuyer sur un Core RH. D’après les études du cabinet Convictions RH, 61 % des entreprises disposaient de cet outil de pilotage en 2019. Deux ans plus tard, près d’une organisation sur quatre le cite dans ses objectifs de digitalisation à court terme. Et pour cause : le Core RH est à la fois une base de données unique, rassemblant dans un même système d’information l’ensemble des données relatives aux collaborateurs, et un module central permettant de gérer la quasi-totalité des processus RH liés au parcours du salarié.
Pour la DRH, c’est donc l’opportunité de réellement piloter les effectifs et la masse salariale. Grâce à un outil efficient, les professionnels des ressources humaines peuvent être beaucoup plus proactifs pour analyser les indicateurs, identifier des risques – par exemple de vacances de poste –, anticiper les évolutions, ou encore proposer des axes d’amélioration de la gestion du capital humain.

Le temps indispensable de l’acculturation

Si ces bénéfices restent parfois peu visibles par les salariés, ils n’en sont pas moins réels et contribuent à améliorer l’expérience RH collaborateur. Par ailleurs le temps libéré par la technologie peut être utilisé à bon escient, par exemple pour renforcer les actions d’information et de communication, ou encore pour développer une offre de self-service RH. Ce portail permet par exemple au salarié de suivre ses demandes de formation, d’accéder à des modules d’e-learning, ou de consulter son solde de congés.

Plusieurs points de vigilance doivent être pris en compte pour utiliser le plein potentiel de la technologie :

• Réfléchir à la réalité des besoins des usagers – professionnels RH pour le Core RH, collaborateurs dans le cas du self-service RH : les outils les plus efficients sont ceux qui seront adoptés par les utilisateurs ;

• Repenser l’ensemble des processus concernés par la transformation digitale ;

• Accorder du temps à l’acculturation et l’appropriation, par exemple par séquences successives et itératives ;

• Enfin, privilégier les retours d’expérience pour affiner la manière dont l’outil peut être mieux utilisé, ou évoluer.

Une erreur courante résume la transformation digitale à l’adoption d’un outil. Son succès repose en fait sur un triptyque gagnant : technologie / processus / usagers. L’attention doit donc porter sur ces trois éléments pour réussir à renforcer l’efficacité opérationnelle.