Limiter la surcharge d’information : un défi pour les entreprises

D’après une récente étude, près d’un salarié sur deux estime que la multitude d’informations et de canaux de communication représente une source de stress qui affecte son bien-être mental. C’est donc un enjeu majeur, à la fois organisationnel et RH, qui doit être relevé pour gagner en performance et améliorer la qualité de vie au travail.

Plus que jamais, l’entreprise est un acteur majeur de la société de l’information, que le sociologue Manuel Castells définit comme « une forme particulière d’organisation sociale, dans laquelle la création, le traitement et la transmission de l’information deviennent les sources premières de productivité et de pouvoir ». Alors que la production de données et leurs canaux de diffusion ne cessent d’augmenter, il est temps de s’intéresser à leurs impacts sur l’individu. C’est justement l’ambition d’une étude publiée en septembre par l’éditeur OpenText : dans quelle mesure la surcharge d’informations affecte-t-elle les collaborateurs français ? 

Les impacts négatifs de l’explosion des outils et usages digitaux            

Le résultat est sans appel : pour 40 % des personnes interrogées, la surcharge d’informations perturbe leur bien-être mental en générant du stress au quotidien. Plusieurs facteurs sont en cause : la surcharge d’information (24 %), la difficulté à se déconnecter (31 %), l’omniprésence des réseaux sociaux (14 %), le trop grand nombre d’applications à consulter et utiliser chaque jour (25 %) ou le nombre de mots de passe à retenir (25 %).

Près de trois répondants sur cinq déclarent utiliser pas moins de six comptes, ressources, outils et applications quotidiennement. En 2020, cette proportion s’élevait à un répondant sur quatre, confirmant l’explosion des usages digitaux. Par ailleurs, en raison du cloisonnement des informations, presque la moitié des salariés passe, en moyenne, une heure ou plus par jour à chercher sur les réseaux de l’entreprise des fichiers ou données nécessaires pour effectuer leur travail. La dispersion des informations est également mise en cause par les collaborateurs. 28 % estiment ne pas savoir où trouver les informations les plus récentes.

Un constat qui appelle une stratégie à 360°

Autant de facteurs dommageables à plus d’un titre. Outre l’impact négatif sur le bien-être mental et le niveau de stress, l’étude met également en évidence les effets sur la performance individuelle, sur le niveau de satisfaction professionnelle globale, ou encore sur l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. « Pour les entreprises et leurs employés, l’intention d’essayer de gérer le volume et la complexité des informations, structurées ou non, qui sont omniprésentes et en croissance exponentielle, peut être décourageante. Ce que nous avons réalisé, c’est que l’information en elle-même n’est pas une réponse, commente Benoît Perriquet, vice-président d’OpenText. La réponse vient lorsque vous cassez les silos et centralisez l’information. » Il s’agit aussi, aux yeux de l’expert, d’optimiser l’accessibilité, la gestion et l’utilisation des données dans l’ensemble de l’entreprise.

La surcharge d’information devient donc une problématique qui appelle une stratégie cohérente et globale, dédiée à la place des outils digitaux de communication dans l’entreprise. Règles de déconnexion, usages raisonnés des emails, accès et diffusion des communications, rythme de ces communications… La palette est large.

Des pistes d’action pour agir, avec le concours du service RH et des managers

La réflexion initiale peut déboucher sur plusieurs initiatives, par exemple :

• Un diagnostic de l’ensemble des outils de communication et de collaboration, pour s’assurer qu’il n’y a pas de redondance ;
• La mise en place d’une plateforme interne rassemblant l’ensemble des informations utiles aux collaborateurs, et un accompagnement pour les aider à exploiter au mieux cet outil ;
• La transmission de la liste des informations et documents qui seront transmis par le service RH et paie au fil de l’année – comme le bulletin social individuel, une fois par an, envoyé par email et intégré au coffre-fort numérique ; ou encore, chaque trimestre, une newsletter rassemblant des informations utiles à tous les salariés, comme le taux d’augmentation collective suite aux NAO.
• Ou encore l’établissement de règles de « bonne conduite digitale » : par exemple, limiter au strict nécessaire le nombre de personnes dans les échanges par email ; favoriser l’intégration de liens vers les documents aux pièces jointes ; ou encore soigner les objets des emails, avec par exemple la mention « Pour information » ou « Pour action », et un titre informatif et synthétique.

Le service RH, le service communication et les managers de proximité ont donc tout intérêt à échanger pour définir ces règles, les diffuser et s’assurer qu’elles sont bien mises en pratique. Ils contribueront ainsi à l’expérience RH collaborateur mais aussi à la performance sociale et environnementale de l’organisation. Le numérique représente en effet déjà 4 % des émissions de gaz à effet de serre dans le monde et 2,5 % de l’empreinte carbone nationale ; une part encore modeste mais en forte croissance, que chaque entreprise peut limiter à son niveau.