Paie : comment assurer une veille légale efficace ?

En France, la règlementation associée à la paie n’est pas seulement complexe ; elle évolue beaucoup, et souvent. Pour les professionnels RH concernés, l’accès à une information précise et qualitative est donc indispensable. Voici nos conseils pour rester à jour et éviter tout risque d’erreur, au bénéfice de l’expérience RH collaborateur – et de la performance du service paie.

A partir du 1er juillet 2023, une mention va apparaître sur le bulletin de paie : le net social. Ce montant correspond aux revenus que les salariés devront déclarer pour le calcul de leurs prestations sociales (RSA, prime d’activité…). Les allocataires auront ainsi la possibilité de reporter dans leur déclaration trimestrielle de ressources le montant net social transmis par leur employeur. Cette nouveauté a été précisée dans un arrêté du 7 février dernier, tout comme plusieurs évolutions dédiées à la simplification du bulletin : des libellés plus lisibles et mieux hiérarchisés ; mais aussi la séparation des cotisations sociales obligatoires et celles des régimes facultatifs.

Cette évolution illustre le besoin de rester à l’affût des nombreux changements règlementaires, un élément clé des missions des responsables et gestionnaires de paie. Projets et textes de loi, jurisprudence, conventions collectives… La veille sociale, qui doit couvrir un champ très large, peut devenir très chronophage, avec le risque d’être insuffisante pour rester parfaitement informé. Le défi consiste à identifier les bons canaux et les sources pertinentes.

Plusieurs approches sont à envisager, comme les abonnements – gratuits ou payants, ces derniers offrant davantage de plus-value. Par exemple, des newsletters réalisées par les sites de veille juridique, auxquelles les gestionnaires de paie peuvent s’inscrire sans frais ; ou des abonnements proposés par des éditeurs spécialisés en droit social, permettant d’accéder à une information de grande qualité. Il est également possible de se procurer les dernières éditions des manuels dédiés au droit du travail et à la paie, mais en partant du principe qu’il faudra renouveler la démarche chaque année, pour s’assurer de ne rater aucune évolution légale. Heureusement, les éditeurs proposent également un accès numérique à des mises à jour, en cours d’année, pour pallier ce risque.

En dehors de ces supports, des recherches internet peuvent être un complément utile, par exemple en utilisant les systèmes d’alerte des moteurs de recherche, basés sur des mots clés et le choix d’une fréquence de réception des résultats ; ou en optant pour des agrégateurs de contenus, de type flux RSS, qui permettent d’accéder aux derniers éléments publiés par les sites qui intéressent le gestionnaire de paie. Les réseaux sociaux professionnels sont également une source d’informations pertinentes : ils offrent la possibilité de suivre des professionnels et des éditeurs, notamment via des hashtags thématiques, mais aussi de s’inscrire à des groupes d’intérêt et communautés professionnelles.

Last but not least, l’éditeur de la solution de paie est également un relais d’information à ne pas négliger. Assurant lui-même une veille légale et règlementaire pour mettre à jour la solution, il peut proposer des services additionnels, comme des webinaires consacrés aux dernières réformes, en prévision ou déjà actées.

Les possibilités sont donc nombreuses, et il est préférable de ne pas se contenter d’une seule : mieux vaut jouer la carte de la complémentarité des sources d’information. Attention en revanche à ne pas créer une « usine à gaz », qui serait contre-productive. Plusieurs règles de base vont vous aider à contourner ce problème :

• D’abord, soyez au clair avec le périmètre de votre veille juridique et sociale – inutile de tout connaître, contentez-vous de ce qui concerne réellement votre entreprise ;
• Ensuite, inscrivez la veille dans une routine, en lui consacrant un temps dédié, à intervalles réguliers – par exemple, deux heures chaque semaine ;
• Enfin, jouez la carte de la complémentarité des outils et non celle de l’exhaustivité, en privilégiant une source d’information principale, et en mobilisant les autres en fonction des besoins.