Gestion administrative : les atouts d’une solution de paie « augmentée »

La paie est un sujet transverse, au carrefour de plusieurs aspects de la politique RH – contractualisation et intégration, évolution professionnelle, reconnaissance… Il peut donc être judicieux d’opter pour un outil de paie capable de contribuer pleinement à la gestion administrative des collaborateurs, dans une double logique : améliorer la performance du service RH et la qualité du service rendu aux salariés.

Evolutions légales et conventionnelles, multiplication des dispositifs RH, recherche d’harmonisation des processus, ambition d’efficacité organisationnelle, amélioration de l’expérience RH collaborateurs… La gestion administrative du personnel est aujourd’hui au cœur de multiples exigences, nécessitant une grande rigueur, une expertise métier et des compétences comportementales et relationnelles. Elle devient désormais un élément-clé de la stratégie d’entreprise.

Citons, parmi d’autres éléments d’une feuille de route particulièrement riche :

• Le strict respect de la législation en vigueur, notamment le code du travail et les conventions collectives ;
• La gestion des dossiers collaborateurs, recouvrant le contrat de travail et l’ensemble des informations professionnelles (diplômes, certifications, formations…) ;
• Le recueil et le traitement de données nécessaires à l’établissement de la paie et des cotisations sociales associées ;
• Le pilotage RH, avec des analyses de données permettant d’identifier le niveau de turn-over ou encore le coût annuel de l’absentéisme.

La gestion administrative RH permet aussi de tenir compte des spécificités propres à un secteur d’activité, par exemple la mise à disposition de logements pour des personnels saisonniers.

Un outil de paie au service du pilotage RH

Face à cette complexité à gérer, et aux multiples risques associés, le recours à des outils performants, évolutifs et agiles, s’impose comme une nécessité. En s’appuyant sur une interface unique et des bases de données intégrées, l’ensemble des processus RH va pouvoir être piloté de manière harmonieuse et optimisée. Par exemple, la centralisation des informations facilite son accès et son partage au sein du service RH ; elle offre aussi l’opportunité d’être plus précis et réactif pour répondre aux questions des collaborateurs ; elle permet également de réaliser des reportings à la demande, pour évaluer et ajuster des politiques – par exemple de rémunération ou de formation.

Aujourd’hui il existe sur le marché des outils de paie « augmentés », conçus pour contribuer pleinement à une gestion administrative extrêmement performante. La puissance de l’outil est évidemment un critère essentiel de choix, ainsi que sa facilité d’intégration au système d’information de l’entreprise. Sans développement informatique spécifique, il va permettre d’exploiter des modèles de données, sur la base d’un simple paramétrage.

Libérer du temps aux équipes, au bénéfice des salariés

Au-delà de sa facilité d’implémentation et d’utilisation, c’est surtout sa capacité à embrasser l’ensemble des facettes de la gestion du personnel qui fait la différence : l’administratif « pur », comme l’édition des contrats et le suivi des visites médicales ; le dossier collaborateur, comportant l’ensemble des données personnelles et l’historique de carrière ; la gestion de l’intégration et du départ du salarié. L’outil doit également permettre d’éditer un récapitulatif individualisé, par exemple en cas de réflexion conjointe, avec le manager, pour envisager une évolution professionnelle.

Les avantages d’un outil de paie orienté sur la gestion administrative sont donc nombreux :

• Dégager les équipes RH de tâches chronophages, et donc libérer du temps pour des missions bénéfiques à l’expérience RH collaborateurs ;
• Industrialiser les processus de gestion, pour mieux les harmoniser et les maîtriser ;
• Prévenir les risques de conformité, limiter le risque d’erreur ;
• Disposer de données fiables et à jour, et éviter la perte d’information.

La puissance et les multiples fonctionnalités des outils de paie leur garantissent aujourd’hui une place de choix dans la gestion administrative du personnel. C’est sur la base de la plus-value qu’ils apportent aux services paie et RH, et in fine aux collaborateurs, que le choix de la meilleure solution peut être réalisé.