Saisonniers, CDD : une gestion RH appelant des solutions digitales

Alors que la saison estivale approche à grands pas, le retail et l’hôtellerie-restauration cherchent à étoffer leurs équipes. Sur le terrain, les managers de proximité doivent gérer ces renforts, de la signature du contrat à la définition du planning en passant par la transmission des données pour établir la paie. Des outils digitaux sont heureusement à leur disposition pour faciliter ces tâches administratives et opérationnelles, et in fine contribuer à la qualité de l’expérience RH collaborateur.

Avec l’arrivée des beaux jours, plusieurs activités commerciales vont connaître une montée en puissance : renouvellement de garde-robe, retour en salle de sport, tentations de weekends prolongés et de terrasses de restaurant… Pour les professionnels du retail, de la remise en forme et de l’hôtellerie-restauration, le surcroît de fréquentation annoncé appelle un renforcement des équipes avec des saisonniers et des recrutements en CDD.

Or ces profils sont particulièrement recherchés, voire pénuriques. Début mai, le secteur de l’hôtellerie-restauration cherchait encore environ 300 000 saisonniers pour répondre à ses besoins. Comment faire la différence pour les séduire ? Les entreprises misent sur plusieurs leviers : des rémunérations plus élevées, la mise à disposition de logements, de meilleures conditions de travail – en termes de plages horaires, de temps de repos, etc.

Un processus administratif sécurisé et moins chronophage

Cette attention marquée à l’expérience RH collaborateur a tout intérêt à s’étendre au versement de la paie en temps et en heure, et à un bulletin de salaire juste, qui tient compte des spécificités du statut CDD saisonnier : la rémunération n’est pas mensuelle mais horaire, le salarié étant payé en fonction des heures de travail réellement effectuées. D’autres éléments doivent être pris en compte, comme les repos compensateurs en remplacement des heures supplémentaires : l’employeur doit calculer le temps de repos en prenant en compte la majoration applicable. Enfin, les contrats saisonniers ne bénéficient pas de l’indemnité de précarité, versée en fin de CDD.

Pour gérer ces éléments spécifiques, des solutions digitales peuvent être l’allié des managers de terrain, qui ont besoin de sécuriser l’ensemble des démarches administratives et d’y consacrer le moins de temps possible. Des outils sont aujourd’hui à leur disposition pour faciliter leur quotidien : les données indispensables à la création du contrat de travail sont saisies une seule fois, de manière sécurisée. La génération automatisée du contrat, avec possibilité de signature électronique, va aussi offrir un gain de temps appréciable.

Le « smart planning », boussole opérationnelle du manager

Autre exemple, chaque changement dans les informations personnelles du collaborateur est intégré dans la même base de données, qui est mise à jour en temps réel. L’intérêt de ces solutions tient aussi au partage de responsabilités entre le manager et le salarié. C’est à ce dernier de saisir directement ses données. Un autre atout tient à la possibilité, pour le responsable de terrain, de bénéficier d’une vue d’ensemble sur son équipe et ses spécificités contractuelles. Un système d’alerte des entrées et des sorties (embauche, fin de contrat) va aussi permettre d’éviter une problématique récurrente dans ces secteurs marqués par un fort taux de turn-over : verser indûment un salaire à un saisonnier qui ne s’est jamais présenté. 

En complément de ce volet administratif, les managers de proximité ont besoin de soutien opérationnel. L’outil va favoriser le « smart planning », qui prend en compte plusieurs dimensions pour définir le planning le plus efficient : amplitude horaire, jours de repos, heures supplémentaires, mais aussi objectif de chiffre d’affaires ou prévisions météo de la semaine. Le manager peut ainsi repérer les éventuelles plages de sous-effectifs et ajuster le nombre de collaborateurs. L’outil de GTA (gestion des temps et des activités) va aussi prendre en compte différents indicateurs, comme la répartition de contrats saisonniers et CDD par points de vente, les frais de personnel vs le chiffre d’affaires, le niveau d’absentéisme du mois précédent, etc.

Réussir la saison… et préparer la prochaine

Pour inciter un saisonnier à rempiler l’année prochaine, l’expérience RH collaborateur doit concerner l’ensemble de la période contractuelle. Des applications existent aujourd’hui pour faciliter la gestion des documents de fin de contrat, jusqu’à la transmission des attestions pour Pôle Emploi dans le coffre-fort électronique. A la fin de la période estivale, le manager pourra générer différents reportings RH permettant d’identifier ce qui a fonctionné et ce qui mérite d’être amélioré, par exemple en termes d’allocations de ressources. De quoi être en mesure d’anticiper la prochaine saison !