Soldes de congés payés : un casse-tête pour le retail

Chaque année, à la même période, les managers de terrain sont confrontés à une véritable gageure : comment permettre à chaque salarié de poser son reliquat de congés avant de les perdre, tout en assurant la continuité de service ? Un travail d’équilibriste qui peut être grandement facilité par un outil de GTA.

Pour de nombreux Français, le mois de mai est celui des ponts, des weekend à rallonge, voire des premières semaines de vacances pour profiter pleinement du retour des beaux jours. C’est le moment de consulter son solde de congés à poser avant la fin du mois, sans quoi ils seraient perdus. Pour rappel, la période d’acquisition, ou période de référence, court du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours, et chaque salarié dispose d’un an pour les prendre. En clair, au 31 mai 2022, il lui faudra avoir soldé les congés acquis entre le 1er juin 2020 et le 31 mai 2021.

Du côté des entreprises, le défi consiste à répondre à cette demande légitime tout en limitant les perturbations sur l’activité. Or le reliquat de congés a gonflé avec la crise sanitaire, et les employeurs n’ont pas bénéficié en 2022 de la mesure mise en place les deux dernières années, permettant d’imposer six jours de congés payés aux salariés. A ce problème conjoncturel s’ajoute, pour le retail et l’hôtellerie-restauration, un défi structurel : des plannings changeant tous les mois et une large amplitude horaire à assurer.

De multiples contraintes prises en compte par l’outil de GTA

Le manager de terrain va donc devoir gérer cet afflux de demandes pour adapter l’organisation des prochaines semaines, tout en maintenant un nombre de collaborateurs suffisant afin de gérer le quotidien comme les pics d’activité. Faut-il modifier les horaires d’ouverture ? Débloquer un nombre d’heures supplémentaires pour les salariés qui ont déjà pris tous leurs congés ? Recourir à des extras ? Embaucher en CDD ?

Pour définir ses plannings en tenant compte de ces contraintes, tout en anticipant et en s’ajustant aux aléas de dernière minute, le manager de terrain a besoin d’outils de pilotage performants. Une solution digitale de GTA (gestion des temps et des activités) s’impose pour faciliter son quotidien, et se révèle particulièrement précieuse pour l’organisation du mois de mai. L’outil apporte notamment des indicateurs de suivi des congés payés : ce qui a été pris, ce qui reste à prendre, pour chaque membre de son équipe. Cette visualisation de données, réalisée régulièrement, lui permet de repérer un risque de cumuls de CP sur une période ramassée.

Des reportings et indicateurs pour mieux planifier

Dans les enseignes multisites ou dans l’hôtellerie-restauration, le manager de terrain doit déployer les compétences d’un couteau-suisse – entre gestion administrative, animation d’équipe et relais RH de proximité. Améliorer le pilotage de l’activité est donc un enjeu clé, auquel répondent les solutions de GTA de dernière génération.

Elles offrent notamment l’opportunité de gagner en fluidité dans la gestion des temps de travail, par exemple en visualisant, à l’avance, les disponibilités de chaque membre de l’équipe et ses demandes de congés. Autre atout : la possibilité de générer des reportings RH précis et des indicateurs offrant des comparatifs par période et/ou par métier. Le manager peut ainsi mettre en regard sa situation du moment avec celle de l’année passée, et tenir compte du plannings défini en mai 2021 pour l’aider à ajuster celui de mai 2022.

Une vision 360° enrichie par l’implication des collaborateurs

L’outil de GTA apporte également une vision 360° au manager, avec l’ensemble des éléments dont il a besoin dans sa gestion à court et moyen termes : aides à la planification, alerte en cas de non-respect du code du travail et des accords de branche, visualisation du compteur de chaque salarié, etc. Pour gagner en anticipation et éviter les demandes de congés tardives, le manager peut aussi définir des plannings annualisés sur la base de multiples facteurs – les pics d’activité, les objectifs business de l’entreprise, mais aussi les souhaits de chaque salarié (horaires aménagés, périodes de congés, etc.).

Le collaborateur est également impliqué via l’espace qui lui est dédié dans l’outil. Il peut consulter son compteur de jours de CP, exprimer ses préférences pour la prise de congés, indiquer ses plages de disponibilités privilégiées. Par exemple, s’il n’a pas d’enfant à charge, il peut confirmer très en amont à son manager son accord pour travailler pendant les périodes de vacances scolaires. L’outil de GTA est donc l’allié aussi bien du manager que du salarié lui-même, avec un impact direct sur l’expérience RH collaborateur.