Par où commencer pour assurer la conformité de la paie ?

Pour quiconque connaît un tant soit peu la paie, il est clair que vous n'irez pas loin sans donner la priorité à la conformité réglementaire. La non-conformité a de graves conséquences, notamment de lourdes amendes, le risque d'audits et de poursuites judiciaires, et une atteinte permanente à la réputation. Vous limitez les ventes, vous mettez en péril les relations avec les clients et vous brisez la confiance des employés. Pour éviter cela, assurez-vous de mettre en place un plan de conformité de la paie qui vous couvre contre les risques.

La première chose à faire, comme pour tout type de conformité fiscale ou légale, est de vous assurer que vous tenez des registres méticuleux, précis, complets et facilement accessibles pour inspection. Dans le contexte de la paie, cela devrait inclure des détails sur les heures travaillées, les taux de rémunération et les déductions fiscales pour chaque employé, ainsi que tous les détails personnels et de compte pertinents.

Aucune stratégie de paie ne peut être mise en œuvre à moins que ce type de tenue de registres de base ne soit en place. Pour bien la gérer, il faut faire appel à un spécialiste de la conformité de la paie.

Que vous choisissiez d'embaucher un spécialiste interne ou de confier l'entreprise à un fournisseur externe, assurez-vous de rechercher des spécialistes de la paie et des fournisseurs ayant une expertise prouvée et ayant fait leurs preuves en matière de maintien de la conformité dans des environnements complexes. Pour de nombreuses entreprises, en particulier les petites et moyennes organisations, il peut sembler plus facile d'externaliser complètement la conformité de la paie. Une grande partie des logiciels de paie SaaS sont même capables de s'adapter aux changements législatifs au fur et à mesure qu'ils se présentent.

Alors que 77 % des employeurs obtiennent des conseils juridiques externes sur leurs politiques de RH, un quart des organisations ne demandent aucun conseil juridique externe sur les questions de RH, y compris la paie. Ils n'ignorent probablement pas le problème, d'autant plus que dans les entreprises de plus de 2500 employés, il passe à 36%. Plus vous grandissez, plus la conformité de la paie devient complexe, de sorte que l'expertise croissante dont vous avez besoin devrait devenir de plus en plus spécifique à votre organisation. Il est tout simplement plus facile d'entretenir ce type de connaissances en interne.

De manière alarmante, seulement 55 % des personnes interrogées conviennent que leur entreprise peut mettre en œuvre rapidement des changements juridiques dans le calcul de la paie. Et ce, qu'ils gèrent la conformité de la paie en interne ou en externe. La réalité législative varie également d'un pays à l'autre, ce qui a un impact significatif sur la mise en œuvre des changements juridiques au-delà des frontières. Des pays comme la France, la Belgique, la région DACH et la Croatie sont un excellent exemple de la diversité des complexités juridiques. Qu'il s'agisse de réglementations fiscales complexes, de nombreuses exceptions ou de conventions collectives de travail, ces régions et bien d'autres posent des défis uniques pour la gestion de la paie. Cette diversité souligne l'importance de vous adapter aux exigences spécifiques de votre juridiction.

En fin de compte, la responsabilité de la conformité incombe uniquement à votre organisation, quel que soit le fournisseur ou l'expert avec lequel vous travaillez. Si le processus est lent, vous vous exposez à un risque de non-conformité. Assurez-vous donc de toujours travailler sur la conformité, même lorsqu'il n'y a pas de changements juridiques à apporter. Pour bien faire les choses, il faut continuellement chercher des moyens de rendre le processus plus efficace, même si cela implique de changer complètement de fournisseur ou de méthode de travail.