Externalisation de la paie : un projet partagé par la DRH, la DAF et la DSI

Lorsqu’une entreprise envisage de déléguer la gestion de sa paie à un prestataire, les trois fonctions doivent jouer un rôle clé dans cette démarche. Entre bénéfices identifiés et points de vigilance à prendre en compte, le défi consiste à favoriser une coopération vertueuse. Les explications de Paul Dewasch, directeur commercial mid-market chez SD Worx.

En matière de gestion de la paie, les organisations ont deux options principales : l’internaliser, en s’appuyant si besoin sur des solutions digitales dédiées ; ou l’externaliser, en la confiant à un prestataire. « Deux raisons majeures peuvent pousser à la délégation de services, indique Paul Dewasch. D’abord, une législation de plus en plus complexe, avec de fréquentes évolutions qui impactent la paie et les déclaratifs. La veille règlementaire représente un défi, qu’il faut sans cesse relever pour garantir une paie fiable et juste. » Un deuxième enjeu est mis en avant par l’expert : le manque d’attractivité du métier de gestionnaire de paie, provoquant une pénurie de talents et beaucoup de turn-over dans les services RH. « On estime à environ deux-trois ans le temps nécessaire pour s’approprier l’intégralité du règlementaire d’une structure. Or souvent, le gestionnaire de paie change d’entreprise avant ce délai. »

Ces deux éléments sont donc de nature à inciter la DRH à opter pour l’externalisation – à condition de ne pas tomber dans une croyance fausse mais largement partagée : la crainte de perdre le contrôle de la paie. « C’est à nous, éditeurs et prestataires, de les convaincre qu’il n’en est rien, estime Paul Dewasch. Chez SD Worx, par exemple, nous avons mis en place des dispositifs de contrôle concrets, dans nos solutions, mais également à travers des process encadrés pour garantir la fiabilité des bulletins de paie. »

Pour la DAF, l’enjeu de l’externalisation est avant tout budgétaire : il lui faut l’assurance de conserver le pilotage des flux et des transactions, mais aussi de la masse salariale. « Ce pilotage est impossible sans plan de cotisations ni cadre règlementaire parfaitement à jour. Il suffit d’un défaut de paramétrage des réductions générales pour ne plus être dans les clous. »

Or une masse salariale sous-pilotée va impacter le plan de formation, les objectifs de recrutement, etc., tandis que des erreurs de paie vont altérer la précision des indicateurs légaux (BDES, index d’égalité femmes-hommes…). « La DAF doit avoir l’assurance que l’externalisation ne lui fait pas perdre la main sur le reporting », ajoute Paul Dewasch, en rappelant que SD Worx met à sa disposition une quarantaine d’états pour aider la direction financière à piloter efficacement son activité.

De son côté, la DSI est également concernée par les projets d’externalisation – même si son implication est bien moins cruciale que dans les projets de SaaS. « Dans les grandes entreprises, l’écosystème digital RH peut être très important, avec des outils différenciés pour répondre à chaque besoin – dont la paie. Le défi, pour la DSI, concerne la qualité des interfaces et le maintien de la fluidité des échanges, afin d’éviter les doubles saisies et les contrôles de données, et d’améliorer l’efficacité dans l’utilisation des outils. » Dans le cas de l’externalisation, la maintenance des interfaces est garantie par SD Worx.

Le choix de l’externalisation peut donc être tout à fait pertinent pour les entreprises. Lorsqu’elles souhaitent s’engager dans cette démarche, la coordination DRH/DAF/DSI représente un point de vigilance pour le prestataire. C’est ce constat qui a incité SD Worx à mettre en place des comités de pilotage trimestriels, en associant les trois fonctions. Comme le résume Paul Dewasch, « la gouvernance est portée par le prestataire, mais elle doit être partagée avec les différents acteurs ».