Externalisation de la paie : trois idées reçues à dépasser

Surcoût financier, perte de contrôle des données, immédiateté du traitement…. Les DRH qui envisagent d’externaliser la gestion de la paie peuvent avoir des idées biaisées, voire totalement fausses, sur cette approche servicielle à valeur ajoutée. Décryptage de Stéphanie Gaillard, manager des opérations chez SD Worx.

Les raisons de privilégier l’externalisation de la paie ne manquent pas : chaque service RH, notamment dans les TPE ou PME, ne dispose pas toujours d’un gestionnaire de paie ; dans les entreprises qui en sont dotées, ce professionnel peut être amené à gérer des missions annexes qui lui laisse peu de temps pour les tâches chronophages associés à la génération des bulletins de paie et des déclaratifs, aux contrôles, etc.  La transition vers l’externalisation implique donc de bien connaître ses spécificités et atouts, ce qui passe notamment par une remise en question de plusieurs idées reçues.

« Les données associées à la génération et au contrôle de la paie nécessitent de garantir leur sécurité, le maintien de leur intégrité est essentielle. Certains clients pensent que nous intervenons sur le fonds de la donnée ; or nous ne sommes pas à l’origine de son implémentation dans le système et n’avons aucune habilitation pour juger de sa justesse. L’entreprise reste maître de sa data, elle leur appartient et elle en reste responsable.

Les équipes de SD Worx ont développé une plateforme d’échanges sécurisés pour la transmission de fichiers, que nous proposons à tous les nouveaux clients. Notre rôle est limité à la récupération et au contrôle de ce qui a été implémenté, aucune modification des données n’est effectuée. Soit nous les réceptionnons grâce à une interface avec les outils SIRH du client, soit nous lui demandons de suivre nos standards en renseignant les fichiers que l’on met à leur disposition. Quel que soit le cas de figure, la sécurité des données est garantie. »

« Certains clients n’ont pas toujours conscience du travail à réaliser de notre côté une fois leurs données paie transmises. L’automatisation des flux permet d’importer aisément les données ; notre expertise porte sur les étapes suivantes, dont nous sommes responsables. Le contrôle de la paie et des déclaratifs prend du temps, même avec l’aide des outils digitaux ; plus le client respecte les délais, plus la gestion de la paie est sécurisée.

Calcul du bulletin de paie, cotisations sociales, DSN, tout est vérifié pour fiabiliser au maximum. Notre ambition est de tendre vers l’absence totale d’erreur. Il est donc crucial de sensibiliser le client au strict respect du calendrier, pour disposer de délais suffisants de contrôle et respecter les délais légaux liés aux déclaratifs. Le cadre d’action établi avec le client, et son respect, représentent une clé du succès de l’externalisation. »

« Les entreprises qui envisagent l’externalisation n’ont pas toujours une vision claire de son impact financier ; elle ont tendance à penser que cela va coûter plus cher que l’embauche d’un gestionnaire de paie. Or ce n’est pas toujours vrai, loin de là : d’abord, les profils expérimentés sont rares sur le marché, il faut réussir à les recruter et à les fidéliser ; ensuite, il faut former le gestionnaire aux outils et aux processus internes, s’assurer que ses missions sont uniquement dévolues à la gestion de la paie…

Le service des ventes de SD Worx accompagne les DRH et DAF dans l’évaluation précise de l’ensemble des coûts associés aux deux options – internalisation vs externalisation –, pour les aider à faire le meilleur choix en termes financier et de performance, en prenant en compte l’ensemble des éléments dans la balance.

Le poste de coût le plus important est celui de l’implémentation, en début de projet : ce qu’il faut voir, c’est l’investissement et le ROI à long terme. Il est important d’en avoir conscience pour comparer les deux options, en objectivant tous les coûts associés à chacune d’elles. »

Ces trois idées reçues ne sont pas les seules à dépasser. Il est important de comprendre que l’externalisation de la paie ne signifie pas la délégation de l’ensemble des tâches annexes, comme le rapprochement des indemnités de Sécurité sociale ou le calcul des avantages en nature ; il s’agit de services additionnels proposés par SD Worx. Pour Stéphanie Gaillard, il est essentiel de cadrer le périmètre de l’intervention pour éviter tout malentendu, et ainsi poser les bases d’une relation de confiance et d’un partenariat gagnant.