On pense souvent à tort que l'externalisation signifie la remise totale des clés de votre paie à un prestataire. Certes, il existe des formules qui s'en rapprochent, comme l'externalisation des processus métier (BPO), mais l'externalisation de la paie se décline sous de multiples formes. Cet aperçu vous aidera à choisir l'option qui correspond le mieux à vos besoins.
Option 1 : Logiciel en tant que service (SaaS)
Avec le SaaS, vous payez une redevance mensuelle ou annuelle à un partenaire d'externalisation de la paie pour un abonnement à une plateforme de paie basée sur le cloud. Votre propre équipe utilise ensuite la plateforme pour gérer votre paie. Cette solution prête à l'emploi vous donne un accès instantané à une technologie de paie éprouvée qui peut s'intègre facilement à vos outils RH, ERP et autres systèmes actuels. En complément, votre partenaire fournira des mises à jour régulières de la plate-forme de paie et s'adaptera à vos besoins.
Exemple :
Vous êtes une PME de 220 collaborateurs et vous travaillez encore avec des systèmes disparates, sur site, qui sont de plus en plus complexes et couteux à faire évoluer. Vous n'avez pas envie d'investir dans un écosystème de paie robuste. Ce que vous voulez, c'est donner à votre processus de paie une transformation numérique rapide et rentable tout en conservant la production de votre paie. Dans ce cas, la répartition de votre investissement informatique par le biais du SaaS semble être votre meilleure option.
Option 2 : recrutement de personnel sur place
Si votre objectif est de trouver une solution pour renforcer votre équipe pendant les périodes de pointe ou en cas de manque de personnel inattendu, vous pouvez engager temporairement un ou plusieurs experts en paie auprès d'un partenaire en paie. Ces personnes vous donneront une aide supplémentaire ainsi qu'une expertise, vous garantissant ainsi de ne pas avoir à ajuster vos objectifs ou votre planification. A noter : il ne s'agit pas seulement d'une solution d'urgence. De nombreuses entreprises comptent sur du personnel supplémentaire pour faire face à des pics de travail récurrents, comme la période de fin d'année ou le calcul des indemnités de vacances.
Exemple :
Votre responsable paie est en congé de maternité et son remplaçant vient d'abandonner avec la grippe. Que faire ? Vous pouvez, par exemple, engager un expert paie deux jours par semaine jusqu'à ce que votre propre équipe soit remise sur pied. Petit plus : si le besoin se présente à nouveau, vous pourrez faire appel à la même personne, qui connaîtra déjà votre équipe et votre organisation.
Option 3 : optimisation de la paie et des processus
La paie est soumise à des règles strictes et à des calculs fixes. Cela devrait en faire l'un des processus RH les plus standardisés et les plus automatisés qui soient. Néanmoins, de nombreux départements RH utilisent encore (en partie) des processus largement manuels et complexes. Un partenaire de confiance en matière de paie peut vous aider à évaluer les points d'amélioration possibles dans une perspective nouvelle. Il peut également vous aider à documenter votre processus de paie, ce qui permettra aux remplaçants de se mettre rapidement à niveau en cas de besoin.
Exemple :
Vous avez le sentiment que vos processus de paie et autres processus connexes pourraient gagner en efficacité, mais vous n'arrivez pas à les identifier. Dans ce cas, demandez une analyse de la paie, afin d'évaluer votre équipe, vos connaissances, vos systèmes et vos processus. Le retour d'information qui en résulte permet de déterminer un plan d'action pour mettre en œuvre tout ou partie des initiatives d'optimisation proposées.
Option 4 : externalisation des processus d'entreprise (BPO)
L'externalisation des processus métier (BPO) consiste à confier à un partenaire la responsabilité d'une ou de plusieurs des tâches les plus "externalisables" en matière de paie - une décision stratégique. Cela implique souvent une coopération à long terme, hors site, avec des experts en paie. Une préparation solide et la transparence sont essentielles pour profiter de tous les avantages de l'externalisation de la paie. Communiquez clairement les tâches que vous souhaitez externaliser et pourquoi, ainsi que les interlocuteurs que les collaborateurs peuvent contacter s'ils ont des questions. Pendant la phase de démarrage, votre partenaire peut déjà lever de nombreux doutes grâce à des ateliers et des séances d'information.
Exemple :
Vous souhaitez dégager du temps pour une nouvelle politique de recrutement et de mobilité interne en externalisant vos tâches de paie. Cependant, vous préférez continuer à gérer vous-même vos déclaratifs (pour l'instant). C'est possible. Vous paierez une redevance mensuelle et, en contrepartie, votre partenaire d'externalisation automatisera et optimisera au maximum votre paie, tout en vous informant des comptes.
