Proximité, clarté et pédagogie : les trois piliers d’une communication réussie

Dans ses démarches proactives d’information, le service RH a tout intérêt à respecter quelques règles d’or pour avoir le maximum d’impact, sans y consacrer trop de temps. En ajustant leur communication à la diversité des situations et des besoins des salariés, les gestionnaires de paie vont contribuer en continu à une expérience RH collaborateur de qualité.

La crise sanitaire, pour les service de paie, a été l’occasion de passer – temporairement – de l’ombre à la lumière. Malgré des conditions de travail compliquées, ils sont restés fortement mobilisés pour informer les salariés dont la situation était impactée (par exemple, avec du chômage partiel) et assurer le versement du salaire en temps et en heure.

En dehors de ces situations exceptionnelles, la seule communication entre le service de paie et les collaborateurs se résume bien souvent à la transmission du bulletin de salaire. L’enjeu consiste à aller au-delà du respect de ce « contrat » implicite, pour dépasser les attentes et générer de la satisfaction proactive. Le versement de la paie, chaque mois, fournit autant d’opportunités pour valoriser ses actions en informant des droits et règles. En tant que synthèse qui recense l’ensemble des leviers de rémunération, le BSI est surtout le reflet de la politique RH ; il est donc complémentaire aux communications au fil de l’eau, sans pouvoir les remplacer.

D’une information personnalisée aux communications à portée générale

De nombreux sujets s’y prêtent, contribuant à davantage de proximité entre le service de paie et les collaborateurs. Par exemple, le versement du 13e mois peut donner lieu à l’envoi d’un courrier qui en explique le mode de calcul ; c’est également le cas de la règle du dixième, pour l’indemnisation de congés payés. Citons aussi les augmentations annuelles et les différences entre le brut et le net, qu’il est important de justifier. L’ensemble de ces communications, de portée générale et pédagogique, a un autre point commun : le service de paie peut largement les anticiper.

D’autres éléments, comme le versement d’un bonus, vont concerner seulement certaines populations : la diffusion des modalités de calcul doit donc être limitée aux salariés qui vont en bénéficier. Les contrats courts, comme les CDD et les contrats de professionnalisation, peuvent également se prêter à une communication proactive sur le détail du solde de tout compte et l’ouverture des droits. Dans une logique de marque employeur et de fidélisation des talents, cette démarche fait sens : s’ils ont vécu une expérience RH collaborateur de qualité, les ex-salariés seront davantage incités à revenir dans l’entreprise pour une nouvelle étape de leur vie professionnelle…

Les événements de vie peuvent aussi faire l’objet d’une communication ciblée, comme un congé de maternité ou une situation d’aidant familial. Dès l’annonce, de façon proactive, les gestionnaires de paie peuvent générer de la satisfaction en apportant une information sur les droits des salariés, comme le maintien total du salaire (dans le cas du congé de maternité) ou un complément salarial (pour les salariés aidants).

Trois bonnes pratiques à privilégier

Pour animer, dans la durée, cette dynamique de communication, les services de paie ont intérêt à suivre quelques règles d’or :

• Communiquer en faisant des choix

Pour éviter une surcharge informationnelle, qui serait contreproductive, mieux vaut se centrer sur les sujets qui font sens pour le collectif. Selon la population de l’entreprise (jeunes ou seniors, cols blancs ou bleus, population majoritairement féminine…), les gestionnaires de paie peuvent cibler les thèmes les plus porteurs.

• Informer en misant sur la simplicité

Les courriers doivent être courts et précis, le langage technique être banni. Certains sujets, comme le décompte des différentes absences, sont particulièrement complexes à expliquer : plutôt qu’entrer dans le détail des taux, des montants et du brut rétabli, mieux vaut se contenter des informations essentielles pour présenter les règles de paie associées à chaque type d’absence.

• Individualiser tout en restant efficace

Des courriers personnalisés sont les plus efficaces pour améliorer l’expérience RH des collaborateurs, mais peuvent devenir chronophages. Des modèles de courriers se révèlent alors utiles, surtout s’ils sont générés par un SIRH automatisable, paramétrable et simple d’usage. Ils offrent la possibilité d’individualiser le courrier, en se basant sur la réalité des éléments du salaire. En s’appuyant sur des solutions technologiques, voire en recourant à un prestataire de confiance, il devient donc possible d’adapter la communication à chaque situation.

En matière de communication proactive, les gestionnaires de paie gagnent à jouer la carte de la qualité, davantage que celle de la quantité. Plutôt que de chercher à tout expliquer, il est préférable de faire preuve de synthèse et de clarté, tout en privilégiant les éléments de la paie qui font le plus sens pour les salariés. C’est avec ce socle que le service de paie peut pleinement contribuer à l’expérience RH des collaborateurs.