La complexité de la législation française explique les difficultés rencontrées par les entreprises pour assurer une bonne gestion de la paie. Un haut niveau de compétences techniques et transverses est indispensable pour rester efficace, mais ne suffit pas toujours pour suivre les fréquentes évolutions règlementaires et mener à bien toutes les missions. Le recours au « managed services » peut se révéler un complément précieux.
Les tentatives de simplification administrative commencent-elles à démontrer leurs effets ? C’est loin d’être le cas, du moins en matière de paie. SD Worx vient de conduire une étude européenne pour évaluer la perception des organisations. En moyenne, les entreprises françaises estiment leur niveau de compétence en matière de gestion de la paie à 63,1/100 (contre 64,6/100 en Europe). Pour aller plus loin, l’étude s’est intéressée aux facteurs impliqués dans la complexité du processus de paie, en se basant sur le Payroll Proficiency Index et ses six dimensions : la législation, la rémunération, la technologie, les ressources, les compétences et les partenaires.
Les défis posés par des changements règlementaires fréquents
Sans surprise, la législation locale représente la principale source de difficultés pour les entreprises françaises, suivi par le taux de turnover et la diversité des types de contrats. Les multiples éléments de rémunération sont également considérés comme un élément de complexité. Par ailleurs la fréquence des changements législatifs figure parmi les problèmes les plus souvent rencontrés par les entreprises françaises en matière de respect de la législation sur les salaires.
Comment relever les défis posés par cette complexité persistante, voire croissante ? La tentation est grande de s’inscrire dans une dynamique de formation tout au long de la vie, et l’actualisation des savoirs peut effectivement faire l’objet d’une mise à jour régulière. Or cette démarche légitime se heurte à une première limite : le temps que le gestionnaire de paie va pouvoir consacrer à la formation et/ou à la veille des évolutions règlementaires. Les cabinets spécialisés en droit du travail peuvent être sollicités, mais cet accompagnement peut représenter un coût important – sans compter que le gestionnaire de paie restera seul à l’œuvre pour transposer les évolutions légales dans sa pratique quotidienne.
Un socle d’aptitudes métiers, transverses et comportementales
Les multiples missions du gestionnaire de paie nécessitent un socle de compétences-clés, sur lequel il a tout intérêt à mettre l’accent en termes de développement. Il s’agit notamment de :
- Connaître l’ensemble des éléments de la paie – salaires, charges sociales, éléments fixes ou variables de la rémunération ;
- Contrôler le déroulement des opérations de paie ;
- Préparer les déclarations et s’assurer que celles-ci sont effectuées en temps et en heure ;
- Se positionner en référent des organismes sociaux.
Au-delà de la gestion « pure », le gestionnaire de paie a un rôle d’information et de conseil auprès des salariés, pour répondre à toute question relative à la rémunération, aux congés ou aux charges sociales. Il est aussi l’interlocuteur privilégié des instances représentatives du personnel et des partenaires sociaux, par exemple pour participer aux négociations collectives. Son rôle de conseil s’étend aussi à la ligne managériale, par exemple pour fixer et rappeler les règles sur les heures supplémentaires, et à la direction, pour fournir des informations sur les contraintes légales ou l’adaptation aux nouvelles règlementations.
« Managed services » et gestionnaire de paie : une relation gagnante
Last but not least, le reporting RH : outre sa participation au bilan social de l’entreprise, le gestionnaire de paie est attendu pour définir et alimenter les tableaux de bord de suivi du personnel – masse salariale, congés, absentéisme, accidents du travail, etc. Des données essentielles pour établir des projections à court et moyen termes et piloter efficacement la stratégie d’entreprise.
Entre compétences techniques, aptitudes transverses (sens de l’organisation, suivi de dossiers, disponibilité, rigueur) et qualités relationnelles, le gestionnaire de paie est un véritable couteau-suisse aux tâches à plus ou moins forte valeur ajoutée. L’actualisation des connaissances légales n’est qu’un volet d’un agenda bien rempli, qui gagnerait à s’alléger grâce au recours à l’externalisation – totale ou partielle – de l’établissement des bulletins de salaires et des déclaratifs. En s’appuyant sur un partenaire de confiance offrant du « managed services », le gestionnaire de paie s’assure ainsi de bénéficier de trois leviers d’efficacité : une performance opérationnelle démultipliée ; une garantie de conformité légale et conventionnelle ; et l’assurance d’une expérience RH collaborateur de qualité.
